Dokumen kantor merupakan bagian penting dalam aktivitas sehari-hari di berbagai jenis bisnis dan organisasi.
Dokumen kantor dapat digunakan untuk berbagai keperluan seperti pengarsipan, pelaporan, komunikasi, dan administrasi.
Jenis dokumen kantor yang digunakan dapat bervariasi tergantung pada jenis bisnis, ukuran organisasi, dan kebutuhan bisnis tertentu.
Sebagai contoh, dalam sebuah perusahaan besar, dokumen kantor dapat mencakup laporan keuangan, dokumen pengiriman, kontrak kerja, serta dokumen persetujuan dan izin.
Sedangkan dalam bisnis kecil atau usaha rumahan, dokumen kantor mungkin hanya terdiri dari laporan penjualan, faktur, dan kwitansi.
Meskipun jenis dokumen kantor yang digunakan berbeda-beda tergantung pada jenis bisnis, namun setiap dokumen memiliki tujuan dan fungsi penting dalam menjalankan bisnis.
Oleh karena itu, penting bagi karyawan dan pengusaha untuk memahami jenis dokumen kantor yang digunakan dalam bisnis mereka dan cara penggunaannya yang efektif dan efisien.
Berikut ini contoh dokumen kantor yang sering ditemukan:
Surat-Menyurat
1. Surat Resmi
Surat Resmi adalah jenis dokumen kantor yang digunakan untuk mengirimkan informasi resmi dari satu pihak ke pihak lainnya.
Surat Resmi biasanya dilengkapi dengan kop surat, nomor surat, tanggal surat, perihal, tujuan surat, isi surat, dan tanda tangan pengirim.
2. Email
Email adalah salah satu alat dokumen kantor bentuk digital, yang sangat berguna untuk kebutuhan kantor.
Dalam konteks bisnis, email digunakan untuk berkomunikasi dengan rekan kerja, klien, atau pelanggan secara cepat dan efisien.
Selain itu email juga berfungsi untuk mengirim file, mengatur jadwal, mengirim pesan promosi, dan membuat newsletter.
Baca juga: 16 Jenis Peralatan dan Perlengkapan Kantor
Laporan Keuangan
Laporan keuangan adalah dokumen yang dibuat untuk menyajikan informasi mengenai kondisi keuangan perusahaan pada suatu periode tertentu.
Laporan keuangan kantor umumnya terdiri dari tiga bagian utama yaitu neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas.
Dokumen Niaga
1. Surat Pesanan (Purchase Order)
Surat pesanan dibuat oleh pembeli untuk memesan barang atau jasa dari penjual.
2. Surat Penawaran (Quotation)
Surat penawaran dibuat oleh penjual sebagai respon atas permintaan dari calon pembeli untuk memberikan penawaran harga barang atau jasa yang ditawarkan.
3. Faktur (Invoice)
Faktur dibuat oleh penjual sebagai bukti transaksi penerimaan pembayaran dari pembeli atas barang atau jasa yang telah diberikan.
4. Kwitansi (Receipt)
Kwitansi dibuat oleh penjual sebagai bukti penerimaan pembayaran dari pembeli atas barang atau jasa yang telah diberikan.
5. Surat Konfirmasi (Confirmation Letter)
Surat konfirmasi dibuat untuk mengkonfirmasi suatu kesepakatan atau transaksi bisnis yang telah terjadi.
6. Surat Perjanjian (Agreement Letter)
Surat perjanjian dibuat untuk menyepakati suatu kesepakatan atau transaksi bisnis yang akan dilakukan.
7. Dokumen Pengiriman (Delivery Order)
Dokumen pengiriman dibuat oleh penjual untuk memberikan instruksi pengiriman barang ke pembeli.
8. Surat Peringatan (Warning Letter)
Surat peringatan dibuat untuk memberikan peringatan terhadap pelanggaran atau kesalahan yang dilakukan oleh karyawan atau mitra bisnis.
9. Surat Izin (Permission Letter)
Surat izin dibuat untuk memberikan izin atau persetujuan atas suatu tindakan atau kegiatan bisnis tertentu.
Kontrak
Kontrak ini merupakan dokumen yang penting dalam kegiatan bisnis kantor. Dokumen-dokumen ini memberikan kepastian hukum dan menjelaskan hak dan kewajiban masing-masing pihak dalam transaksi bisnis tersebut.
Oleh karena itu, perusahaan harus memastikan bahwa kontrak-kontrak tersebut ditulis dengan jelas dan transparan, serta mencakup semua persyaratan yang dibutuhkan.
1. Kontrak Sewa
Kontrak sewa adalah dokumen yang memuat kesepakatan antara pemilik properti (penyewa) dan penyewa (pengguna) yang menentukan hak dan kewajiban masing-masing pihak selama periode sewa tertentu.
2. Kontrak Kerja
Kontrak kerja adalah dokumen yang memuat kesepakatan antara pemberi kerja dan karyawan yang menentukan hak dan kewajiban masing-masing pihak selama masa kerja tertentu.
3. Kontrak Pengadaan Barang Atau Jasa
Kontrak pengadaan barang atau jasa adalah dokumen yang memuat kesepakatan antara penyedia barang atau jasa dan pihak yang membutuhkan (pembeli) yang menentukan hak dan kewajiban masing-masing pihak selama proses pengadaan barang atau jasa tertentu.
Baca juga: Tugas Humas Perkantoran
Formulir
1. Formulir Pendaftaran
Formulir pendaftaran adalah dokumen yang digunakan untuk mendaftar sebagai anggota atau peserta suatu program atau kegiatan.
Misalnya, formulir pendaftaran bisa digunakan untuk mendaftar sebagai peserta seminar atau workshop, atau mendaftar sebagai anggota program kesehatan di kantor.
Formulir pendaftaran biasanya memuat informasi yang diperlukan seperti nama lengkap, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
2. Formulir Pengajuan Klaim
Formulir pengajuan klaim adalah dokumen yang digunakan untuk mengajukan permohonan pembayaran atau ganti rugi atas suatu kerugian atau kerusakan.
Misalnya, formulir pengajuan klaim bisa digunakan untuk mengajukan klaim asuransi kesehatan, klaim asuransi kendaraan, atau klaim ganti rugi atas kerusakan barang.
Formulir pengajuan klaim biasanya memuat informasi yang diperlukan seperti nama lengkap, nomor polis asuransi, jenis kerusakan atau kerugian, dan jumlah klaim yang diajukan.
3. Formulir Izin
Formulir izin adalah dokumen yang digunakan untuk mengajukan permohonan izin kepada atasan atau pihak yang berwenang.
Misalnya, formulir izin bisa digunakan untuk mengajukan izin sakit, izin cuti, atau izin untuk keperluan pribadi.
Formulir izin biasanya memuat informasi yang diperlukan seperti tanggal dan durasi izin yang diminta, alasan izin, dan tanda tangan atasan yang memberikan persetujuan.
Catatan Rapat
1. Daftar Hadir Rapat
Daftar hadir rapat adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat kehadiran peserta dalam sebuah rapat.
Dokumen ini biasanya disiapkan oleh sekretaris atau panitia rapat. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa semua peserta yang diundang telah hadir dan memberikan informasi yang berguna dalam pembuatan notulensi atau laporan hasil rapat.
Daftar hadir rapat berisi nama-nama peserta rapat, jabatan, perusahaan, dan tanda tangan peserta yang hadir.
2. Agenda Rapat
Agenda rapat adalah dokumen yang memuat rencana kegiatan atau topik yang akan dibahas dalam rapat.
Agenda rapat biasanya disiapkan oleh pimpinan atau sekretaris rapat, dan dibagikan kepada peserta rapat sebelum rapat dimulai.
Tujuannya adalah agar semua peserta rapat memiliki gambaran tentang topik yang akan dibahas dan dapat mempersiapkan diri sebelum rapat dimulai.
Agenda rapat biasanya berisi informasi tentang waktu, tempat, topik rapat, dan urutan pembahasan topik.
3. Notulensi Rapat
Notulensi rapat adalah dokumen yang berisi catatan atau ringkasan tentang pembahasan dan keputusan yang diambil dalam sebuah rapat.
Tujuannya adalah untuk mencatat semua informasi penting yang dibahas dalam rapat, termasuk masalah-masalah yang dibicarakan, pendapat dari peserta rapat, dan keputusan yang diambil.
Notulensi rapat biasanya mencakup informasi tentang waktu dan tempat rapat, nama-nama peserta rapat, topik atau agenda rapat, dan keputusan atau kesimpulan yang diambil pada akhir rapat.
Dokumen Kebijakan
1. Kebijakan Perusahaan
Kebijakan perusahaan adalah seperangkat aturan dan prosedur yang dibuat oleh perusahaan untuk mengatur perilaku dan kegiatan di dalam perusahaan.
Dokumen ini mencakup hal-hal seperti kode etik perusahaan, tata tertib perusahaan, aturan kedisiplinan, hak dan kewajiban karyawan, serta prosedur pengaduan dan penyelesaian konflik.
2. Kebijakan Privasi
Kebijakan privasi adalah dokumen yang menjelaskan bagaimana perusahaan mengumpulkan, menggunakan, dan melindungi informasi pribadi karyawan, pelanggan, atau pengguna layanan.
Dokumen ini mencakup hal-hal seperti jenis informasi yang dikumpulkan, tujuan pengumpulan informasi, cara penggunaan informasi, dan prosedur keamanan untuk melindungi informasi tersebut dari akses yang tidak sah.
Baca juga: 7 Tujuan Administrasi Perkantoran
Dokumen Sumber Daya Manusia
1. Laporan Absensi
Laporan absensi adalah dokumen yang berisi catatan kehadiran karyawan selama periode waktu tertentu, biasanya per bulan atau per minggu.
Dokumen ini mencakup tanggal, waktu masuk dan pulang, jenis cuti atau izin yang diambil, dan jumlah jam kerja yang dilakukan.
2. Laporan Kinerja Karyawan
Laporan kinerja karyawan adalah dokumen yang mengevaluasi kinerja karyawan selama periode waktu tertentu, biasanya per tahun atau per semester.
Dokumen ini mencakup evaluasi kualitas pekerjaan, efisiensi kerja, dan kontribusi karyawan terhadap tujuan perusahaan.
3. Dokumen Rekruitment
Dokumen rekruitment adalah dokumen yang digunakan selama proses perekrutan karyawan baru.
Dokumen ini mencakup hal-hal seperti deskripsi pekerjaan, kualifikasi yang dibutuhkan, prosedur seleksi, dan persyaratan administratif.
Dokumen Persetujuan
1. Surat Persetujuan
Surat persetujuan adalah dokumen yang digunakan untuk memberikan persetujuan atau izin dari pihak yang berwenang untuk melakukan suatu tindakan atau kegiatan.
Dokumen ini dapat digunakan untuk berbagai keperluan seperti pemberian izin cuti, penggunaan fasilitas kantor, atau pengajuan proyek.
2. Surat Kuasa
Surat kuasa adalah dokumen yang digunakan untuk memberikan wewenang atau hak kepada pihak lain untuk melakukan suatu tindakan atau kegiatan atas nama si pemberi kuasa.
Dokumen ini dapat digunakan untuk berbagai keperluan seperti pengurusan administrasi, penyelesaian sengketa, atau pengambilan keputusan bisnis.
Dokumen Pengiriman
1. Surat Jalan
Surat jalan adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat barang atau produk yang akan dikirim atau diangkut dari suatu tempat ke tempat lain.
Dokumen ini berisi informasi seperti nama pengirim, penerima, jenis barang, jumlah barang, dan tujuan pengiriman.
2. Faktur
Faktur adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan atau pembelian suatu produk atau jasa.
Dokumen ini berisi informasi seperti nama perusahaan, tanggal transaksi, jumlah barang atau jasa yang dibeli atau dijual, harga, dan total biaya.
Dokumen Perpajakan
1. Laporan Pajak
Laporan pajak adalah dokumen yang digunakan untuk melaporkan pendapatan atau pengeluaran suatu perusahaan dalam suatu periode tertentu kepada pihak berwenang, seperti Direktorat Jenderal Pajak (DJP) di Indonesia.
Laporan pajak berisi informasi tentang pendapatan atau pengeluaran yang dilakukan oleh perusahaan, jumlah pajak yang harus dibayar, dan tanggal pembayaran
2. Faktur Pajak
Faktur pajak adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan atau pembelian yang dikenakan pajak.
Faktur pajak berisi informasi tentang penjual, pembeli, tanggal transaksi, jumlah barang atau jasa yang dibeli atau dijual, harga, jumlah pajak yang harus dibayar, dan total biaya.
