7 Tujuan Administrasi Perkantoran Secara Umum

Posted on

Tujuan administrasi perkantoran yang umum adalah memastikan proses administrasi berjalan dengan baik.

Diantaranya membuat sistem dan mengawasi alur administrasi dari atas hingga bawah dan sebaliknya dalam organisasi/perusahaan.

Dampaknya, proses pekerjaan yang terjadi tidak mengalami gangguan berarti dan jika terjadi gangguan, bisa segera diselesaikan.

Selain itu, bagian administrasi perkantoran juga menyimpan data-data penting, yang dibutuhkan organisasi untuk melihat kinerja dan sebagai bahan untuk evaluasi.

1. Menyajikan informasi yang lengkap 

Bagian administrasi perkantoran adalah bank data di sebuah perusahaan. Pasalnya informasi apapun harus diketahui dan diatur di administrasi.

Tata kelola administrasi kantor yang baik membuat data yang dibutuhkan akan mudah ditemukan. Inilah tujuan administrasi perkantoran yang utama.

Berikut contoh pengelolaan administrasi yang baik :

1. Pengarsipan

Pengarsipan adalah penyimpanan dokumen menggunakan metode arsip. Ada 5 metode arsip yang bisa diterapkan, yaitu metode arsip dinamis, arsip aktif, arsip inaktif, arsip statis dan arsip duplikasi.

Tujuan penerapan metode di atas adalah semakin mudah dan cepat ketika sedang mencari dokumen tertentu. Metode tersebut membuatnya terlihat lebih rapi dan mencegah kerancuan dalam penyimpanan dokumen.

2. Rekap surat

Rekap surat adalah proses penomoran dan pencatatan surat keluar masuk. Surat dan dokumen dikelompokkan berdasarkan jenis yang sama.

Kemudian ditentukan sesuai dengan tanggal atau kejadian transaksi. Misalnya dokumen surat keluar dijadikan dalam satu kotak surat, disusun urut berdasarkan yang terjadi lebih dahulu.

3. Inventaris barang

Inventaris barang adalah pencatatan barang yang dimiliki oleh perusahaan. Informasi berupa jumlah barang, penomoran barang, estimasi nilai, tanggal pengadaan dan tingkat kepentingan.

Inventaris tersebut diperlukan pada saat menghitung kekayaan perusahaan untuk keperluan pajak, atau membantu perusahaan merencanakan pembelian berikutnya.

Baca juga : 3 Karakteristik Administrasi Perkantoran

2. Membuat laporan pembelian perlengkapan kantor

Laporan pembelian perlengkapan kantor berupa faktur pembelian, transportasi, biaya jasa dan sejenisnya.

Dokumen pembelian tersebut sebelum diserahkan kepada pihak akuntansi, harus dikelola melalui administrasi kantor.

Pasalnya administrasi juga bertanggung jawab atas kebutuhan perusahaan. 

3. Mengelola kebutuhan perusahaan

Proses administrasi berkaitan dengan semua aktivitas perusahaan dan organisasi. Termasuk diantaranya mengelola kebutuhan perusahaan.

Kebutuhan yang dimaksud diantaranya :

  1. Tersedia perlengkapan memadai
  2. Menangani permintaan klien pertama kali
  3. Mengatur tugas karyawan
  4. Menjadi tempat pencatatan, penyimpanan dan pengiriman

Baca juga :  8 Unsur Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli 

4. Melayani kebutuhan dan evaluasi karyawan

Tujuan administrasi perkantoran berikutnya adalah memastikan kebutuhan karyawan dapat terpenuhi, melakukan pengawasan dan evaluasi pekerjaan karyawan.

Contoh pengawasan administrasi yang dilakukan adalah :

  1. Laporan kegiatan
  2. Laporan absensi
  3. SOP kerja
  4. Laporan periodik (harian, mingguan, bulanan)

Berbagai laporan administrasi di atas bisa menjadi dokumentasi riwayat pekerjaan dan perilaku perusahaan.

Selain itu, administrasi perkantoran juga harus memastikan karyawan mendapatkan kebutuhan dan sumber daya untuk melakukan pekerjaannya.

Perangkat seperti komputer, printer, kertas HVS dan alat tulis harus selalu tersedia di kantor.

5. Delegasi tugas

Bagian administrasi perkantoran bertanggung jawab untuk menampung catatan, pesan dan instruksi, baik dari atasan organisasi maupun dari klien dan pihak ketiga.

Sehingga tugas administrasi perkantoran adalah meneruskan pesan tersebut kepada pekerja/karyawan yang sesuai dengan bidangnya.

Selanjutnya, karyawan tersebut memberikan timbal balik kepada administrasi untuk dibuat kesimpulan dan disampaikan kembali kepada klien atau atasan.

Maka dalam kesehariannya, bagian administrasi perkantoran melakukan pemeriksaan email, pesan masuk, pesan grup Whatsapp/Telegram, menjawab panggilan telepon, memantau progress pekerjaan, mengirim dokumen, menyapa klien, mengatur jadwal dan mengatur perlengkapan kantor.

6. Memastikan prosedur kerja di perusahaan

Prosedur kerja adalah tahapan yang dilakukan yang berhubungan dengan kegiatan kerja.

Contoh prosedur kerja diantaranya :

  1. Permintaan pengadaan barang
  2. Izin cuti kerja
  3. Permohonan kerjasama
  4. Penerimaan karyawan baru

Misalnya pada saat izin cuti kerja, maka karyawan harus melakukan prosedur seperti :

  • pengajuan cuti via email / pemberitahuan ke HRD, 
  • isi formulir cuti, 
  • menunggu persetujuan lalu 
  • mendapatkan izin.

Begitupun saat penerimaan karyawan baru, karyawan menyerahkan cv, proses interview, penilaian manajemen, lalu hasil keluar.

Baca juga : Tujuan Manajemen Strategi

7. Membuat sistem administrasi yang baik

Administrasi perkantoran bertujuan untuk membuat sistem administrasi yang baik. Tenaga administrasi atau administrator harus memastikan proses administrasi berjalan dengan baik.

Apalagi saat ini sudah banyak teknologi yang mendukung sistem administrasi. Misalnya :

  1. Aplikasi payroll, untuk sistem penggajian karyawan.
  2. Aplikasi HR, untuk manajemen karyawan seperti absensi dan riwayat pekerjaan.
  3. Microsoft office untuk membuat dokumen dan presentasi serta pengolahan angka.
  4. Aplikasi meeting online, seperti Zoom, Google Meet, untuk membantu koordinasi jarak jauh.
  5. Aplikasi manajemen pekerjaan online, Monday, Asana, Zenhub, Trello untuk memantau pekerjaan karyawan dan tim.
Gravatar Image
Semoga materi yang saya bagikan bisa membantu teman-teman yang sedang belajar akuntansi online.

Leave a Reply