Pengertian, tujuan, fungsi serta nilai guna arsip | Menurut Lembaga Administrasi Negara pengertian arsip adalah segala kertas, buku naskah, gambaran peta, bagan atau dokumen lainnya yang berisi informasi pelaksanaan kegiatan.
Hal ini bermakna bahwa segala macam bentuk dan sifat aslinya, atau salinan, serta bagaimana cara pembuatannya dari suatu badan, dijadikan sebagai bukti atas tujuan organisasi, fungsi kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, kegiatan lainnya sebagai informasi penting yang ada dalam pemerintahan/instansi.
Pengertian Arsip di Indonesia
[su_box title=”Pengertian Arsip di Indonesia” box_color=”#f4b819″]
Diatur dalam Undang-Undang No.7 tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok Kearsipan” pada Bab I pasal 1 berbunyi sebagai berikut :
- Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.
- Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kebangsaan.
Dari pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa :
Arsip adalah pusat ingatan atas seluruh aktivitas pekerjaan yang telah dilakukan dalam bentuk – bentuk arsip yang diproses berdasarkan penggolongan yang telah disusun, disimpan, dan dipelihara sedemikian rupa.
Apa itu Kearsipan ?
Pekerjaan yang terdapat dalam bidang penyimpanan surat atau dokumen disebut dengan administrasi kearsipan. Sedangkan apa itu yang disebut kearsipan? Kearsipan adalah aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan pengurusan arsip-arsip (dinas ataupun pribadi). Kearsipan juga merupakan aktivitas yang berhubungan dengan penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran dan pemusnahan suatu surat.
Baca juga:
Tujuan Kearsipan
Berikut ini merupakan tujuan dari kearsipan, yaitu:
- Sebagai alat pertanggungjawaban perusahaan atas pelaksanaan dan pengelolaan suatu perusahaan.
- Agar setiap bidang pekerjaan dalam suatu perusahaan tidak terbebani dengan adanya penyimpanan arsip yang tidak dibutuhkan lagi.
Fungsi Arsip
Dalam UU No. 7 tahun 1971 pasal 2, berisi tentang pembagian fungsi arsip. Berikut ini merupakan fungsi-fungsi arsip, yaitu:
Arsip Dinamis
Arsip dinamis merupakan arsip yang dibutuhkan secara langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan. Atau dengan arti lain yaitu arsip yang masih dimanfaatkan secara langsung dalam setiap kegiatan perusahaan sehari-hari.
Menurut fungsinya arsip dinamis memiliki sifat yang sering kali masih dapat berubah nilai dan artinya. Berikut ini fungsi arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya yaitu:
- Arsip aktif adalah segala arsip yang masih dapat digunakan dalam berlangsungnya pekerjaan. Arsip aktif masih dapat dijumpai di unit pengelola perusahaan dalam masa transisi antara aktif dan in-aktif.
- Arsip semi aktif adalah segala arsip dimana frekuensi yang dimilikinya dalam segi penggunaannya telah mengalami penurunan dalam masa transisi antara aktif dan in-aktif.
- Arsip in-aktif atau arsip semi statis adalah segala arsip yang teramsuk jarang digunakan dalam aktivitas kerja sehari-hari dalam sebuah perusahaan.
Arsip Statis
Arsip statis merupakan arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam proses perencanaan, penyelenggaraan. Atau dengan kata lain arsip statis merupakan arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung dalam aktivitas keseharian perusahaan. Arsip statis ini merupakan arsip yang telah mencapai pada taraf nilai abadi secara khusus sebagai bahan pertanggung jawaban.
Baca juga:
Nilai Guna Arsip
Nilai guna arsip adalah suatu arsip yang nilainya didasari oleh manfaatnya bagi kepentingan penggunaan arsip. Terdapat dua macam nilai guna arsip yaitu sebagai berikut:
1. Nilai guna primer
Nilai guna primer merupakan arsip yang memiliki nilai namun didasari oleh kegunaan untuk pembuatan arsip tersebut. Nilai guna primer ini meliputi:
- Nilai guna administrasi
Nilai guna administrasi bermakna bahwa arsip dijadikan sebagai kebijaksanaan serta prosedur persyaratan ketika mengadakan kegiatan. Hal ini hanya berlaku untuk organisasi pembuat arsipnya.
- Nilai guna keuangan
Suatu arsip dapat dikatakan memiliki nilai guna keuangan apabila arsip tersebut mengandung segala transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
- Nilai guna hukum
Suatu arsip yang memberikan segala informasi yang dapat digunakan sebagai bahan pembuktian dalam bidang hukum.
Dengan kata lain, arsip yang memiliki hak dan kewajiban baik itu dalam jangka pendek ataupun panjang, untuk pegawai suatu instansi pemerintahan ataupun swasta yang terdapat dalam kontrak, sewa-menyewa dan masih banyak lainnya.
- Nilai guna ilmiah dan teknologi
Suatu arsip yang berisi data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian yang telah dilakukan.
2. Nilai guna sekunder
Nilai guna sekunder merupakan suatu arsip yang memiliki nilai namun didasari oleh kegunaannya untuk kepentingan perusahaan ataupun umum dan berguna dalam menjadi bahan bukti dan pertanggungjawaban suatu kegiatan. Nilai guna sekunder meliputi:
- Nilai guna kebuktian
Arsip berfungsi untuk menunjukkan fakta dan keterangan yang bisa digunakan ketika menjelaskan perihal pendirian instansi, pengembangan serta fungsi dan tugasnya, dan bahkan menjelaskan hasil dari tugas dalam setiap kegiatan yang dilakukan.
- Nilai guna informational
Suatu arsip yang berisi tentang segala macam kepentingan bagi penelitian dan sejarah.
Demikianlah penjelasan mengenai Pengertian, Tujuan, Fungsi serta Nilai Guna Arsip. Semoga bermanfaat dan dapat memperluas wawasan pembaca. Terimakasih atas kunjungannya.
Kunjungi artikel terbaru:
Comments are closed.