14 Tugas dan Peran Sekretaris dalam Organisasi

Posted on

tugas dan peran sekretaris dalam organisasi

Akuntansilengkap.com | 14 Tugas dan Peran Sekretaris dalam Organisasi – Jika ingin menjadi sekretaris professional, tentunya wajib bagi kamu untuk banyak belajar teori dan memperbanyak pengalaman. Fungsi dan peran sekretaris tidak hanya sebagai “pembantu atau penggembira pimpinan”, melainkan sekretaris sebagai subyek penting dalam sebuah organisasi/perusahaan/badan usaha. (Baca : Pengertian dan fungsi sekretaris )

Sekretaris bisa diibaratkan sebagai komponen penting dalam suatu mesin yang berpengaruh terhadap kinerja mesin keseluruhan.

Pernahkah terbesit pertanyaan seperti, bagaimana dengan perkembangan teknologi ? mungkinkah bisa menggantikan peran sekretaris ?

Jawabannya, meskipun perkembangan teknologi semakin pesat dan alat-alat perkantoran canggih, peran dan fungsi sekretaris tetap tidak dapat tergantikan, karena tetap butuh sentuhan tangan terampil dan buah pikiran seorang sekretaris sampai kapanpun. 

Tugas Sekretaris

Pada dasarnya tugas-tugas sekretaris meliputi :

  1. Tugas-tugas Rutin

Tugas rutin yang dimaksud adalah tugas umum yang menjadi pekerjaan rutin oleh sekretaris, tanpa harus menunggu instruksi dari pimpinan meliputi,

  • Membuka surat.masuk untuk pimpinan
  • Menerima dikte.
  • Menerima dan melayani tamu serta bertamu mewakili pimpinan.
  • Menerima dan melayani telepon serta menelpon.
  • Menata arsip/surat.
  1. Tugas-tugas khusus

Tugas khusus sekretaris yang dimaksud adalah jenis tugas yang tidak setiap hari dilakukan oleh sekretari. Tugas khusus ini dilakukan apabila mendapat perintah langsung atau instruksi khusus dari pimpinan kepada sekretaris, dan biasanya, penyelesaian secara khusus pula.

Dengan kata lain, tugas khusus ini tidak sering dilakukan, akan tetapi harus dilaksanakan sebaik-baiknya karena, ada unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris harus mampu menyimpan rahasia perusahaan dan dipercayakan untuk menyelesaikan tugas tersebut.

  1. Tugas-tugas istimewa

Tugas istimewa sekretaris ini biasanya menyangkut keperluan pimpinan. Tugas ini seperti membatnu mempersiapkan semua alat kantor yang diperlukan oleh pimpinan. Tugas istimewa lainnya seperti menjadi penghubung antara pimpinan dengan clien/relasi.

  1. Tugas Keuangan

Tugas keuangan yang ditangani oleh sekretaris pada umumnya dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil).

Tugas keuangan ini meliputi:

  • Menangani urusan keuangan kepemimpinan uang di Bank seperti, penarikan cek, penyimpanan uang di Bank dan pengambilan uang dari Bank.
  • Membayar sejumlah tagihan rekening, sumbangan dana atas nama pimpinan dan pajak.
  • Menyiapkan catatan berupa pengeluaran sehari-hari, baik untuk keperluan pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan seharihari.
  1. Tugas Resepsionis

Tugas sekretaris sebagai resepsionis, diantaranya adalah:

  • Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan telepon.
  • Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
  • Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
  • Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
  1. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis)

Seperti apa pertemuan bisnis (Business Meeting) itu ? Pertemuan bisnis ini ditandai dengan pertemuan 2 orang atau lebih yang bertemu/berkumpul untuk saling menerima dan memberi sesuatu yang berupa informasi, mencari solusi sebuah masalah, menyimak kembali kemajuan dan informasi lainnya.

Tugas ini yang biasanya memberatkan dan paling melelahkan dibandingkan tugas sekretaris lainnya yaitu untuk mengorganisir pertemuan tersebut.

  1. Tugas kreatif

Tugas kreatif sekretaris adalah jenis tugas atas prakarsa sendiri atau dengan kata lain tanpa diminta oleh pimpinan. Tugas kreatif ini merupakan hasil pertimbangan sekretaris tentang suatu hal agar dapat membantu dan meringankan beban pekerjaan pimpinan.

Tugas kreatif sekretaris tersebut meliputi:

  • Membuat perencanaan kerja,
  • Mempelajari pengetahuan tentang kas kecil,
  • Pemantapan kepribadian,
  • Mempelajari pengetahuan tentang bank,
  • Efisinsi kerja,
  • Pengembangan diri sekretaris melalui mengikuti kegiatan seminar dan pelatihan atau kursus yang dapat menunjang pekerjaan seorang sekretaris.

Baca juga:

  1. Pengertian Dan 8 Jenis Jenis Koperasi Lengkap Serta Struktur Organisasinya
  2.  3 Karakteristik Administrasi Perkantoran Dan Contohnya
  3. Unsur Unsur Administrasi Perkantoran [Contoh dan Penjelasan] Menurut Ahli

Peran Sekretaris Menurut Para Ahli

Sekretaris berperan penting dalam menentukan atau mempengaruhi keberhasilan tujuan kantor tempat sekretaris bekerja.

Pentingnya peranan seorang sekretaris sesuai dengan jabatan sekretaris pada tempat atau perusahaan/kantor mana dia bekerja.

Menurut Saiman (2002: 37)

Peranan sekretaris menurut Saiman (2002: 37) 1 dapat diketahui sebagai berikut :

1. Peranan sekretaris terhadap atasan.

  1. Sebagai Pembina hubungan yang baik. Jadi, peran sekretaris adalah menghubungkan orang-orang yang ingin berkomunikasi atau menemui pimpinan.
  2. Berperan sebagai sumber informasi yang dibutuhkan pimpinan.
  3. Sebagai tangan kanan atau pelanjut keinginan pimpinan kepada karyawan (bawahan) dalam pelaksanaan tugas.
  4. Berperan sebagai penyumbang ide-ide baru.
  5. Berperan sebagai faktor penunjang keberhasilan dalam pekerjaan dan cerminan bagi karyawan (bawahan).

2. Peran sekretaris terhadap bawahan tampak dalam :

  1. Penentu kebijakan bagi pegawai secara adil. Kebijakan yang dimaksud seperti pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kemampuan pada bidang pekerjaannya.
  2. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai supaya setiap pekerjaan bisa berjalan dengan lancar dan berhasil baik.
  3. Memberikan apresiasi atau rasa puas dan bangga kepada pegawai yang sudah menjalankan pekerjaan.
  4. Menampung dan menindaklanjuti pendapat dan usul pegawai dalam berbagai masalah.
  5. Melakukan pendekatan kepada pegawai supaya dapat melihat kelemahan dan kehendak pegawai, sehingga bisa memberikan solusi untuk pekerjaannya supaya dapat mencapai hasil yang baik. 

Baca juga:

  1. 10 Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM)
  2. Pengertian dan Tahapan Proses Manajemen Strategi 
  3. Pengertian Manajer Menurut Para Ahli Serta Tugas, 3 Tingkatan dan Contohnya
Menurut Hartiti Hendarto dan Tulus Haryono (2003: 6)

Hartiti Hendarto dan Tulus Haryono (2003: 6) 2 menyebutkan bahwa peranan sekretaris dalam suatu organisasi/perusahaan adalah sebagai berikut:

  1. Penjaga/Beranda Perusahaan

Sekretaris berperan sebagai penyeleksi tamu yang ingin bertemu dengan pimpinan organisasi/perusahaan dan mengatur jadwal pertemuan tersebut supaya tidak bertabrakan dengan jadwal lainnya.

  1. Filter dan Pengelola Informasi

Sekretaris bertugas mengelola Informasi yang masuk seperti, mencari, menyimpan dan mengatur. Sehingga bisa cepat ditemukan pada saat dibutuhkan oleh pimpinan.

  1. Asisten Pribadi/Tangan Kanan Pimpinan

Sekretaris berperan membantu pimpinan dalam tugas sehari-hari dan sesekali waktu mewakili pimpinan untuk kepentingan perusahaan.

  1. Secret Keeper/Pemegang Rahasia

Sekretaris harus menyadari bahwa dirinya mempunyai informasi yang tidak boleh diteruskan kepda pihak yang tidak berhak.

  1. Penasehat untuk dimintakan berbagai pendapat.
  2. Penghubung/Humas

Sekretaris berada pada posisi antara pimpinan dan pihak lain. Oleh karena itu, sekretaris harus dapat menjabarkan kebijakan pimpinan kepada internal organisasi, dan menjadi penyampai informasi yang baik kepada pihak luar organisasi.

  1. Perawat/Pelindung

Sekretaris diharapkan bisa memperhatikan kesehatan pimpinan dengan cara menciptakan suasana kerja yang menyenangkan sehingga pimpinan tidak cepat lelah. 

Sumber:

Demikianlah pembahasan tentang 14 Tugas dan Peran Sekretaris dalam Organisasi. Semoga dapat menambah wawasan pembaca, dan semoga bermanfaat. Terima kasih banyak atas kunjungannya.

Kunjungi artikel terbaru:

  1. 5 Jenis-Jenis Kantor Bank Lengkap
  2.  Info Lengkap Tugas dan Wewenang Manajer Keuangan
  3. Pengertian Manajemen Persediaan, Tujuan dan Contoh Rumus
  4. 15 Jenis Lembaga Keuangan Bank dan Bukan Bank Beserta Fungsi dan Tujuannya
  5. Pengertian, 8 Tugas Dan Fungsi Bank Sentral Menurut Para Ahli

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *