Pengertian Sekretaris [Fungsi dan Tujuannya]

Sekretaris [pengertian, fungsi, serta tujuan] | Dalam melaksanakan tugasnya seorang pimpinan sering mengalami kesulitan dalam membagi waktunya. Karena begitu banyaknya tugas yang harus dikerjakan oleh pimpinan maka seorang pimpinan harus memiliki seorang yang dapat membantu tugas tersebut dan juga dapat membantu serta mengatur waktu dan kegiatannya dalam kantor. Yang demikian itu termasuk tugas seorang sekretaris.

Pengertian Sekretaris Secara Umum

Sekretaris adalah seorang pegawai atau karyawan yang memiliki  tugas yang berhubungan dengan rahasia suatu perusahaan atau organisasi.

Tugas Sekretaris

Dalam kegiatannya sehari-hari, tugas sekretaris adalah untuk membantu atasannya secara maksimal, oleh sebab itu seorang sekretaris memiliki jam kerja yang tidak menentu sesuai dengan kemauan atasannya.

Sekretaris memiliki makna rahasia atau orang yang memegang rahasia. Pengertian sekretaris ialah sama saja dengan penulis/notulen, notulen yang dimaksud disini adalah, bukan penulis seperti novel atau komik. Penulis disini adalah orang yang terkait dalam aktivitas mencatat dan menulis dari suatu aktivitas perusahaan maupun perkantoran. 

Fungsi Sekretaris

Adapun fungsi sekretaris organisasi atau perusahaan terhadap atasan dan bawahan adalah sebagai berikut :

Fungsi Sekretaris Terhadap Atasan

• Sebagai penentua suatu kebijakan yang bersifat adil bagi pegawai bawahan, yang berkaitan dengan pengaturan penentuan posisinya sesuai dengan keahliannya masing-masing.
• Sebagai sumber yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi tugas dan fungsinya.
• Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
• Sebagai alternatif pemikiran ide-ide yang dikeluarkan oleh pimpinan.
• Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan suatu perusahaan atau organisasi dan cerminan pimpinan bagi bawahan.

Fungsi Sekretaris Terhadap Bawahan

• Sebagai sarana pemberian motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan yang dilakukan dapat berjalan dengan baik dan lancar serta berhasil sesuai dengan tujuan yang diinginkan.
• Memberikan rasa bangga terhadap pegawai bawahannya dalam menjalankan suatu pekerjaan diperusahaan atau organisasi.
• Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah yang dihadapi.
• Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan agar mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan tersebut.

Baca juga etika sekretaris yang profesional.

Tujuan Sekretaris

Adapun tujuan dibentuknya sekretaris dalam suatu organisasi atau perusahaan adalah sebagai berikut :

• Menjamin kelancaran berlangsungnya kegiatan suatu organisasi maupun perusahaan dan bertanggung jawab dalam aktivitas rutin yang dilakukan dalam perusahaan tersebut dengan menyalurkan pengetahuan yang dimilikinya seperti ilmu tentang hubungan antar manusia, perbankan, komunikasi, bisnis perusahaan, statistik dan keuangan serta ilmu-ilmu yang lainnya.
• Sekretaris dapat menjadi acuan pertama bagi pimpinannya yaitu tempat merundingkan hal-hal yang menjadi masalah dalam menjalankan pekerjaan perusahaan atau organisasi.
• Membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama pada hal kegiatan administrasi. Hal ini cukup sederhana, tetapi dalam prakteknya cukup sulit karena apapun pekerjaan atasan yang berhubungan dengan kegiatan untuk mencapai tujuan yang diinginkan oleh perusahaan ataupun organisasi.
• Meningkatkan citra atasan, dalam hal ini seorang sekretaris dituntut untuk menjaga nama baik atasan dalam hal apapun, baik dalam lingkungan perusahaan maupun di luar perusahaan tersebut seperi dalam lingkungan masyarakat sekitar perusahaan.
• Memperlancar kegiatan ketatausahaan di kantor seperti mengetik,komputer, kearsipan, dan penggandaan suatu dokumen yang diperlukan oleh suatu perusahaan.
• Mempererat hubungan antara atasan dengan bawahan dalam hal komunikasi satu sama lin, karena hal itu sekretaris dapat dikatakan sebagai media penghubung antara dunia luar dengan perusahaan dan perusahaan dengan perusahaan itu sendiri.
• Media perekam, penyimpan, pengingat kegiatan atasan dalam bentuk penyusunan jadwal kerja harian dalam suatu perusahaan ataupun organisasi.

Demikianlah artikel diatas yang membahas mengenai Sekretaris [Pengertian, Fungsi, Serta Tujuan]. Semoga artikel ini dapat bermanfaat bagi kalian yang membacanya dan terimakasih atas kunjungannya yaa^^