7 Cara Mengisi Kwitansi Yang Baik dan Benar

Posted on

Cara Mengisi Kwitansi Yang Baik dan Benar

Cara mengisi kwitansi – Ada banyak jenis kwitansi pembayaran yang umum dipakai oleh perusahaan dalam menjalankan transaksi mereka. Beberapa ada yang masih tetap memakai buku kwitansi instan yang dapat anda peroleh di toko alat tulis.

Bagi yang ingin belajar bagaimana cara mengisi kwitansi yang benar, silahkan simak dulu apa pengertian kwitansi dan apa saja fungsi dari kwitansi di bawah ini.

Apa itu Kwitansi?

Kwitansi adalah dokumen atau surat tanda bukti transaksi penerimaan sejumlah uang yang ditandatangani oleh pihak penerima, lalu diserahkan kepada yang membayar dan dapat digunakan sebagai bukti transaksi.

Kwitansi dilengkapi dengan keterangan tempat, tanggal, dan alasan mengapa uang tersebut diberikan. Biasanya pada kwitansi diberi materai sebesar yang sudah ditentukan oleh undang-undang perpajakan untuk memperkuat sebagai tanda bukti transakasi.

Materai yang biasa digunakan adalah materai 3000 dan 6000, penggunaan materai sesuai keperluan transaksi masing-masing. Adapun ketentuannya sebagai berikut :

  • Transaksi yang terjadi antara Rp 250.000 sampai Rp 1.000.000 menggunakan materai 3000
  • Transaksi melebihi Rp 1.000.000 maka materai yang digunakan adalah materai 6000
  • Sedangkan untuk transaksi kecil yang kurang dari Rp 250.000 tidak perlu menggunakan materai

Untuk transaksi yang cukup besar, selain harus menggunkan materai juga perlu menambahkan beberapa dokumen lain seperti surat perjanjian yang telah ditandatangani kedua belah pihak beserta saksi sebagai penguat legalitas.

Tidak sedikit juga perusahaan atau toko yang mendesain kwitansi sendiri dengan bentuk dan ukuran yang bervariasi yang disesuaikan dengan keperluan perusahaan masing-masing.

Baca : Pengertian Bukti Transaksi [5 Manfaat Dan Fungsi]

Fungsi dan Manfaat Kwitansi

Salah satu fungsi kwitansi yakni bisa digunakan sebagai sebuah tanda bukti sebuah transaksi atau penyerahan sejumlah uang.

Manfaat kwitansi secara umum sebagai suatu tanda bukti penerimaan uang yaitu kwitansi dapat digunakan sebagai pemberi informasi. Fungsi kwitansi dalam konteks ini adalah memberitahu orang yang harus memberikan uang tentang seberapa besar jumlah uang yang harus dia bayar.

Dengan kata lain, kwitansi dalam fungsi ini sebagai nota tagihan. Setelah uang diterima, kwitansi baru diberikan kepada yang membayar.

Adapun hal-hal yang perlu kalian perhatikan ketika akan membuatkan sebuah kwitansi yang nantinya akan dijadikan menjadi sebuah bukti transaksi, yang diantaranya sebagai berikut :

  • Jangan menandatangani kwitansi kosong
  • Tulis secara lengkap nama orang yang akan menerima sejumlah uang
  • Tempat dan tanggal lebih baik berdekatan dengan tanda tangan orang yang akan menerima sejumlah uang
  • Pada akhir uraian atau keterangan berikan sebuah tanda akhir tulisan. Tujuannya agar kwitansi tidak bisa ditambahkan kata-kata lagi pada bagian keterangannya, yang nantinya akan berpotensi merugikan kita sendiri
  • Apabila kalian dalam pembuatan kwitansi kalian diwajibkan menggunakan materai, maka tandatangan harus mengenai materai yang dibubuhkan atau ditempelkan pada kwitansi
  • Dan kalian harus bisa membedakan dengan baik antara kwitansi dengan nota jual beli.
  • Nomor kwitansi excel, mempunyai fungsi untuk membedakan antara kwitansi satu dengan yang lainnya. Nomor kwitansi dapat dibuat secara berurut menggunakan kombinasi angka dengan huruf.
  • Jumlah uang yang harus diberikan, besarnya nominal uang yang akan diserah terimakan harus ditulis dengan angka dan huruf.
  • Mengenai tujuan pembayaraan ditulis tentang hal yang menjelaskan untuk apa pembayaran tersebut dilakukan.
  • Jangan lupa untuk menuliskan tempat dan tanggal terjadinya transaksi

Ciri-Ciri Kwitansi

Adapun beberapa ciri khas dari kwitansi, yang diantaranya sebagai berikut ini :

Contoh kwitansi pembayaran dibagi dalam dua bagian diantaranya yakni bagian kiri disebut dengan sub kwitansi, bagian ini digunakan untuk bukti bagi yang meminta uang. Sedangkan di bagian kanan kwitansi diberikan kepada yang membayar atau menyerahkan sejumlah uang.

Adapun kwitansi yang dibuat secara rangkap, dimana bagian paling depan atau bagian yang asli diberi kepada yang membayar dan bagian bawah atau arsip pada yang menerima sejumlah uang.

Informasi yang dimuat dalam bagian-bagian yakni diantaranya: nama lengkap yang menyerahkan sejumlah uang, jumlah yang akan menyerahkan sejumlah uang, jumlah yang diserahkan atau dibayarkan, tempat maupun tanggal penyerahan uang dan nama lengkap maupun tanda tangan penerima.

Pada umumnya pengertian kwitansi, nota dan faktur merupakan hal yang sama sebagai salah satu perlengkapan kantor atau usaha yang akan digunakan sebagai bukti-bukti transaksi yang sah. Perlengkapan ini sangat penting dimiliki oleh siapapun yang memiliki usaha dengan ini kas keuangan keluar masuk agar bisa terkontrol dengan baik.

Walaupun kwitansi, nota, dan faktur memiliki kesamaan sebagai bukti penerimaan sejumlah uang, namun ketiganya mempunyai perbedaan dalam format dan penggunannya.

Tata Cara Pengisian Kwitansi

cara mengisi kwitansi pembayaran

1. Siapkan blangko kwitansi yang menyediakan lembar berkarbon sebagai tembusan

Jika kita ingin membuat kwitansi secara manual, siapkan blangko kwitansi berkarbon. Dengan demikian, kita hanya perlu menulis satu kali dan langsung mendapatkan dua lembar kwitansi, satu untuk penerima uang dan satunya lagi untuk yang menyerahkan sejumlah uang.

Kwitansi berkarbon biasanya dicetak dengan format tertentu sebagai bukti penjualan dan penerimaan uang. Contohnya, lembaran berupa formulir yang sudah dicetak nama perusahaan dan beberapa kata atau hanya beberapa garis untuk diisi dengan informasi yang benar dan jelas.

2. Gunakan bolpoin hitam

Menulis kwitansi dengan tinta hitam dibutuhkan untuk memastikan kesahihan atau keaslian kwitansi tersebut. Jangan menulis kwitansi dengan pensil atau tunta berwarna terang sebab kwitansi tersebut berfungsi untuk bukti pembukuan untuk jangka panjang.

Kwitansi yang dibuat harus diisi dengan tulisan yang cukup besar dan jelas agar mudah dibaca. Jika menggunakan blanko kwitansi berkarbon, kita harus menekan saat menulis agar tulisan kita tembus sampai lembar kwitansi yang dibawahnya.

3. Gunakan stempel perusahaan atau blangko kwitansi cetakan yang sudah tercantum nama perusahaan

Untuk membuat kwitansi yang sah secara hukum, kita harus membubuhkan stempel perusahaan atau instansi di bagian atas atau bawah kwitansi sesuai aturan hukum yang berlaku saat ini. Selan itu, anda boleh menggunakan kwitansi cetakan yang sudah ada nama dan logo perusahaan.

Hal tersebut dapat mebuktikan kepada pembeli bahwa produk yang diperjual belikan berasal dari bisnis atau perusahaan kita dan dokumen ini akan menjadi referensi di kemudian hari jika diperlukan.

5. Cantumkan semua informasi yang dibutuhkan dalam kwitansi

Saat kita membuat kwitansi secara manual atau menggunakan formulir yang bisa diunduh dari program computer, kita harus mencantumkan hal hal berikut :

  • Data penjual secara mendetail.
  • Data pembeli secara mendetail.
  • Tanggal transaksi
  • Data produk secara mendetail
  • Jumlah uang
  • Cara pembayaran.
  • Tanda tangan penjual dan pembeli

6. Cantumkan semua informasi yang dibutuhkan saat membuat kwitansi pembayaran sewa

Kwitansi pembayaran sewa dibutuhkan oleh penyewa yang membyar tunai atau menggunakan cek untuk mencatat pengeluaran uang. Kwitansi juga dibutuhkan oleh pemberi sewa sebagai bukti bahwa biaya sewa sudah diterima dan memenuhi aturan hukum yang mewajibkan pemberi sewa memberikan kwitansi kepada penyewa.

Kwitansi juga dibuat sebagai bukti penerimaan pembayaran sewa harus mencantumkan hal-hal sebagai berikut :

  • Jumlah uang sewa yang dibayar.
  • Tanggal pembayaran
  • Nama lengkap penyewa.
  • Nama lengkap pemberi sewa
  • Alamat lengkap properti yang disewakan
  • Periode sewa yang dibayar.
  • Cara pembayaran sewa (tunai, cek, dll.)
  • Tanda tangan pemberi sewa dan penyewa

7. Unduh blangko kwitansi dalam internet (online) secara gratis

Jika ingin menggunakan kwitansi cetakan untuk bisnis atau perusahaan kita, manfaatkan formulir kwitansi yang bisa diunduh secara gratis melalui internet. Setelah blangko kwitansi dicetak, bubuhi stempel perusahaan atau instansi agar siap digunakan untuk transaksi sehari hari.

Mengetahui Tujuan dan Alasan Dibuatnya Kwitansi

Sebuah perusahaan atau instansi pemerintahan yang mengeluarkan kwitansi pastinya memiliki maksud dan tujuan tertentu.

Ketahui tujuan dibuatnya kwitansi

Kwitansi adalah dokumen penting untuk mencatat penghasilan dan dibutuhkan saat melaporkan pajak. Simpanlah semua kwitansi pembayaran sebab dokmen ini biasanya harus dilampiran sebagai bukti pengeluaran pada laporan pajak.

Sebagai pebisnis, kita berkewajiban memberikan kwitansi kepada pembeli saat menerima pembayaran. Setelah pembeli melakukan pembayaran, penjual biasanya memberikan kwitansi atas pembayaran tersebut.

Setelah membayar barang atau jasa yang harganya relative mahal, pembuatan kwitansi dianggap sebagai kewjiban bagi pembeli dan penjual. Dokumen ini harus disiapkan sebagai antisipasi jika terjadi pelanggaran hukum saat transaksi jual beli berlangsung. Sebab kedua belah pihak bisa menggunakan kwitansi sebagai bukti di pengadilan.

Pelajari empat macam kwitansi yang sering digunakan

Secara teoritis, kwitansi bisa dibuat untuk semua transaksi pembayaran, misalnya : pembayaran sewa, jasa penata rambut, atau biaya desain taman. Secara umum, kwitansi dibagi menjadi empat kelompok dan salah satunya mungkin akan kita jumpai saat melakukan transaksi pembelian atau penjualan.

Kwitansi pembelian, setelah membayar, penjual akan membuat kwitansi pembayaran dengan mencantumkan nomro kwitansi, tanggal transaksi, dan jumlah uang yang diterima. Jika pembayaran dilakukan secara tunai, harus ada kata “tunai” dalam keterangan kwitansi.

Jika pembayaran dilakukan dengan cek atau giro, dalam kwitansi harus tercantum nomor cek atau giro. Jika pembayaran dilakukan dengan kartu kredit, harus tercantum nama perusahaan penerbit kartu kredit seperti: Mastercard, Visa, American Express. Dan cantumkan juga empat digit terakhir nomor kartu kredit.

Ketahui hal-hal penting tentang pembeli dan penjual yang harus dicantumkan dalam kwitansi

Tulisan saya ini berfokus tentang pembuatan kwitansi pembayaran antara penjual dan pembeli. Pihak yang menjual barang atau jasa harus mencantumkan informasi berikut dalam kwitansi.

  • Data penjual secara detail
  • Data penjual secara detail
  • Tanggal transaksi
  • Data produk secara mendetail
  • Harga barang atau jasa
  • Cara pembayaran
  • Tanda tangan penjual atau pembeli
Gravatar Image
Accounting Blogger, lulusan Pendidikan Ekonomi Universitas Lampung.