Kearsipan merupakan sistem yang digunakan untuk mengelola arsip, seperti penyimpanan, pengelompokkan dan penyimpanan.
Arsip adalah catatan kegiatan yang dibuat organisasi, lembaga atau badan yang berupa surat, catatan, warkat, buku dan sebagainya.
Semakin besar suatu badan, maka semakin banyak catatan dan surat yang dibuat, hal ini membutuhkan sistem untuk mengelolanya. Supaya arsip-arsip tersebut bisa disimpan dengan rapih dan mudah dicari saat ingin digunakan.
Pengertian Kearsipan
Kearsipan adalah proses kegiatan mengatur arsip seperti proses pembuatan, penerimaan, pencatatan dan penyimpanan.
Di zaman dahulu, pengelompokkan arsip hanya berupa menggunakan tali untuk mengumpulkan catatan peristiwa atau kegiatan. Saat ini proses kearsipan bisa dilakukan dengan otomatisasi dengan bantuan teknologi.
Proses kearsipan diantaranya adalah :
- Penciptaan arsip
- Penerimaan arsip
- Pengumpulan arsip
- Pengendalian arsip
- Pemeliharaan dan perawatan arsip
- Penyimpanan dan pemusnahan arsip
Baca juga tentang cara membuat surat keterangan domisili.
Istilah dalam Kearsipan
Arsip
Arsip adalah rekaman kegiatan yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah, organisasi, badan usaha dan perorangan dengan berbagai bentuk dan media.
Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip.
Arsip Vital
Arsip vital adalah arsip yang sangat penting, tidak bisa digantikan. Contoh arsip vital adalah surat catatan proklamasi Indonesia.
Arsip Aktif
Arsip aktif adalah arsip yang sering digunakan, digunakan secara terus menerus.
Baca juga tentang syarat membuat SIUP.
Arsip inaktif
Arsip inaktif adalah arsip yang penggunannya telah menurun dari periode sebelumnya.
Arsip statis
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh penciptanya dan punya nilai sejarah dan sudah diverifikasi oleh lembaga kearsipan. Contoh lembaga kearsipan adalah Arsip Nasional Republik Indonesia.
Arsip terjaga
Arsip terjaga adalah arsip negara yang sangat penting karena berisi informasi kelangsungan hidup bangsa dan negara. Arsip ini harus dilestarikan, dijaga keutuhan dan keselamatannya.
Arsip umum
Arsip umum adalah jenis arsip yang bukan merupakan arsip terjaga.
Arsiparis
Arsiparis adalah sesorang yang profesional di bidang kearsipan. Profesi ini didapat dari pendidikan formal dan pelatihan. Arsiparis bekerja dalam lembaga kearsipan.
Akses arsip
Akses arsip adalah ketersediaan arsip hasil otorisasi legal dan keberadaan alat bantu untuk menemukan dan memanfaatkan arsip.
Lembaga kearsipan
Lembaga kearsipan adalah lembaga yang bertugas mengelola arsip statis dan pendampingan pendidikan kearsipan.
Arsip Nasional Republik Indonesia
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) adalah lembaga kearsipan yang merupakan lembaga nonkementrian di bidang kearsipan.
Baca juga tentang SITU (Surat Izin Tempat Usaha)
Arsip daerah provinsi
Arsip daerah provinsi adalah lembaga kearsipan yang dimiliki dan dikelola oleh pemerintah daerah provinsi.
Arsip daerah kabupaten
Arsip daerah kabupaten atau kota adalah lembaga kearsipan yang dikelola dan dimiliki oleh pemerintah daerah kabupaten atau kota.
Arsip perguruan tinggi
Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan di perguruan tinggi negeri maupun swasta.
Pencipta arsip
Pencipta arsip adalah pihak yang punya kewenangan dalam pelaksanaan fungsi dan tanggung jawab di bidang arsip dinamis.
Unit pengolah
Unit pengolah adalah satuan kerja pencipta arsip yang bertanggung jawab mengelola arsip dilingkungannya.
Unit kearsipan
Unit kearsipan adalah satuan kerja pencipta arsip yang punya tugas dan tanggungjawab dalam mengelola kearsipan.
Jadwal retensi arsip
(JRA) Jadwal retensi arsip (JRA) adalah daftar yang berisi jadwal penyimpanan dan penahanan arsip.
Penyusutan arsip
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip. Pengurangan ini dilakukan dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan. Penyusutan arsip juga meliputi pemusnahan arsip.
Akuisisi arsip statis
Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan.
Sistem kearsipan nasional
Sistem kearsipan nasional (SKN) adalah suatu sistem yang mengatur hubungan berkelanjutan dari semua komponen, dan pelaku kearsipan secara nasional.
Sistem informasi kearsipan nasional
Sistem informasi kearsipan nasional (SIKN) adalah sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan nasional.
Jaringan informasi kearsipan nasional
Jaringan informasi kearsipan nasional (JIKN) adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI.
Daftar pencarian arsip
Daftar pencarian arsip (DPA) adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik.