3 Karakteristik Administrasi Perkantoran Dan Contohnya

Karakteristik administrasi perkantoran | Administrasi perkantoran merupakan proses pengawasan terhadap kegiatan kantor sehari-hari. Tugas ini biasanya diatur oleh manajer atau seorang administrator sesuai dengan bidang organisasi yang ditangani.

Setiap bisnis wajib hukumnya memiliki tenaga di bidang administrasi kantor, karena fungsinya sangat penting.

Administrasi perkantoran dapat membantu perusahaan menangani klien dengan baik, mengatur jadwal, mengurusi surat dengan rapih dan teratur.

Karakterisitik Perkantoran Menurut Para Ahli

G.R. Terry

G.R. Terry mendefinisikan pekerjaan kantor adalah pekerjaan pelayanan (service work) yang fungsinya meringankan dan memudahkan pekerjaan lain supaya bisa berjalan dan berdaya guna.

Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht

Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht berpendapat bahwa peran pekerjaan kantor adalah menjadi satuan organisasi pelayanan (service unit) yang tujuannya memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi perusahaan.

Baca juga : 8 Unsur Administrasi Perkantoran

Karakteristik Administrasi Perkantoran

1. Bersifat Pelayanan

Mengapa dikatakan administrasi perkantoran bersifat pelayanan? Pasalnya pekerjaan kantor fungsinya membantu pekerjaan lain (pokok) supaya bisa berjalan efektif dan efisien suatu pekerjaan. Jadi orang lain akan terbantu dengan administrasi perkantoran.

Singkatnya, administrasi perkantoran atau pekerjaan kantor adalah melayani pekerjaan operasional seperti tugas pokok kantor dalam upaya mencapai tujuan organisasi.

Pekerjaan kantor bukan pekerjaan yang langsung mendatangkan laba, seperti yang dilakukan pada pekerjaan lapangan contohnya bidang produksi atau penjualan.

Melainkan bagian produksi atau penjualan bisa menguntungkan dan berhasil sebab dari pekerjaan kantor yang berhasil pula dalam melayani kebutuhan pada bagian produksi maupun penjualan tersebut.

Baca juga: 5 Jenis Kantor Bank

Contoh Karakteristik Administrasi Perkantoran Bersifat Pelayanan

Disini akan penulis bagikan contoh atau kegiatan perkantoran yang benar-benar menunjukkan pelayanan.

1. Pekerjaan administrasi penjualan yang membantu tenaga penjualan.
2. Tugas daripada lembaga pendidikan (sekolah) adalah memberikan pengajaran dan pendidikan kepada peserta didik (siswa).
3. Pekerjaan ketatausahaan (administrasi) seperti mencatat kemajuan belajar peserta didik dan menyiapkan rapot.
4. Petugas perpustkaan yang mencatat siswa yang meminjam buku di perpustakaan.
5. Orang menabung dibank terbantu dengan Teller.
6. Administrasi perkantoran membantu bagian produksi dalam menentukan biaya bahan baku yang lebih terjangkau.

2. Bersifat Terbuka dan Luas

Bersifat terbuka dan luas artinya pekerjaan kantor tidak hanya terbatas di gedung kantor saja, bisa juga dilakukan di luar gedung sekalipun. Jadi bisa dimana saja dalam suatu organisasi.

Contoh Administrasi Bersifat Terbuka dan Luas :

1. Petugas PLN yang mencatat pemakaian listrik kerumah-rumah masyarakat.
2. Petugas sensus/survey yang melakukan pekerjaan kantornya dengan mendatangi rumah warga dan melakukan wawancara dan sebagainya.
3. Petugas PDAM yang mencatat pemakaian air kerumah-rumah warga.
4. Polisi mencatat nama pelanggar dan sanksi yang diberikan pada saat melakukan razia.
5. Petugas ekspedisi yang mengantarkan barang pesanan ke alamat tujuan (rumah).

Baca juga : Karakteristik Perusahaan Dagang

3. Dilaksanakan oleh Semua Pihak dalam Organisasi

Pekerjaan kantor bisa dilakukan oleh siapapun, bisa dari pimpinan tertinggi dan sampai karyawan sekalipun.

Meskipun sebenarnya pekerjaan tatausaha bisa saja dipekerjakan kepada seorang pegawai saja . Namun pekerjaan kantor oleh pimpinan (meskipun tanpa mengubah kedudukan) bisa saja dilakukan seperti menelpon kantior lain untuk mengumpulkan data.

Contoh lain seperti:

1. Mandor pabrik yang mencatat pegawai yang tidak masuk atau karyawan yang lembur tanpa merubah profesinya.
2. Seorang office boy yang bertugas membersihkan kantor bisa juga sewaktu-waktu mendapat pekerjaan untuk mengirimkan surat.
3. Seorang satpam yang bertugas menjaga keamanan, sewaktu-waktu bisa mencatat pada buku penerimaan surat, ketika menerima surat dari pihak lain sebelum disampaikan kepada pihak yang dituju.
4. Siswa yang sedang piket sebagai resepsionis, mencatat kehadiran guru pada buku absensi.

Tugas Bagian Administrasi Kantor

1. Mengatur file, baik tata letak maupun penomoran
2. Buat pengaturan perjalanan
3. Jadwalkan janji temu 
4. Kelola pemesanan ruang rapat
5. Menangani dokumen
6. Arsipkan dokumen
7. Jawab panggilan telepon
8. Menanggapi klien
9. Jawab pertanyaan personel kantor
10. Menangani logistik kantor 
11. Kelola perlengkapan kantor
12. Pastikan peralatan kantor berfungsi dengan baik
13. Pastikan kantor terpelihara dengan baik 
14. Berurusan dengan kontraktor dan pihak eksternal

Tanggung Jawab Administrator Kantor

Berikut tugas administrator kantor yang perlu kamu ketahui :

Berikut tugas administrator kantor yang perlu kamu ketahui :

1. Pengawas karyawan

Seorang administrator kantor harus memastikan semua karyawan bisa mendapatkan perlengkapan yang dibutuhkan dalam pekerjaan.

Misalnya uang jatah lembur, komputer, dana reimburse, snack di kantor, kertas hvs, mesin printer yang bekerja, lemari arsip tersedia dsb.

Berbagai kebutuhan karyawan di atas bisa membuat pekerjaan mereka diselesaikan dengan baik dan maksimal.

2. Pengawas kantor

Tugas administrator kantor berikutnya adalah mengawasi hal-hal penting di seputar kantor. Misalnya kondisi meja kursi yang baik, lemari penyimpanan, brankas, komputer tidak ada kendala.

3. Mengelola arsip dan dokumen

Tugas administrasi perkantoran yang paling penting adalah bagian mengelola dokumen, baik fisik maupun digital.

Contohnya, menyiapkan surat, menanggapi pesan dan email, menagih piutang dan mengurusi tentang pembelian perlengkapan kantor.

4. Berhubungan dengan pihak eksternal

Contoh tugas administrasi kantor termasuk diantaranya menangani klien. Misalnya menjawab telepon, menjawab pertanyaan, menyambut tamu di kantor dan mengantarkan klien ke ruangan.

Seorang administrator kantor akan mengatur hubungan dalam perusahaan, juga dengan perusahaan lain.

Manajer Kantor

Manajer kantor termasuk dalam ruang lingkup administrasi perkantoran. Tugas manajer kantor diantaranya :

1. Bertanggung jawab atas pekerjaan administrator kantor 
2. Bertanggung jawab atas administrasi perkantoran pada umumnya
3. Bisa menetapkan tujuan bisnis
4. Menyampaikan tugas
5. Mengembangkan kemampuan karyawan kantor
6. Mengelola karyawan kantor

Kemampuan yang dibutuhkan Administrasi Perkantoran

1. Disiplin, rapih dan tekun
2. Bisa menggunakan komputer
3. Menguasai jenis aplikasi manajemen dasar, seperti word, excel, PPT
4. Selalu belajar tentang teknologi manajemen terbaru, seperti aplikasi Trello untuk delegasi dan mengasawasi pekerjaan karyawan
5. Belajar komunikasi verbal dan tertulis yang baik
6. Berpikir jernih, tidak mudah panik
7. Rutin mencatat pekerjaan atau tugas

Kesimpulan

Jadi bisa kita simpulkan bahwa pekerjaan kantor adalah suatu fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function) sehingga menjadi urat nadi pada setiap organisasi modern ini.

Pekerjaan kantor secara umum meliputi kegiatan manajerial dari mulai perencanaan, pengorganisasian dan penggerakan sekaligus pengawasan.

Disamping itu tugas khusus pekerjaan kantor seperti mencatat, menghimpun, menggandakan, menyimpan dan mengirim.