8 Unsur Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli

Unsur administrasi perkantoran merupakan bagian yang menyusun dan mengelola administrasi dalam kantor. Contohnya seperti pihak manajemen, organisasi dan kegiatan komunikasi.

Pihak di atas membuat pelaksanaan administrasi berjalan dengan baik, sehingga bisa mencapai tujuan perusahaan.

Jika salah satu faktor administrasi berikut tidak lengkap, maka hasilnya kurang maksimal.

Definisi Administrasi Perkantoran Menurut Ahli

Pengertian unsur sendiri adalah bahagian daripada sesuatu, artinya gabungan dari satu kesatuan unsur yang menjadikan sesuatu itu ada.

Begitu juga dengan administrasi dikarenakan terdapat unsur yang menjadikannya ada.

Unsur mutlak administrasi sendiri diantaranya adalah:

1. Sekelompok orang
2. Kerjasama
3. Tujuan tertentu

Jika salah satu dari ketiga unsur tidak ada, artinya suatu kegiatan tidak bisa dikatakan sebagai kegiatan administrasi.

S.P Siagian

Unsur administrasi menurut ahli disampaikan oleh S.P Siagian dibagi menjadi 4 unsur diantaranya:

1. Dua orang manusia atau lebih.
2. Tujuan.
3. Tugas yang hendak dilaksanakan.
4. Peralatan dan perlengkapan.

Keempat unsur tersebut disimpulkan sebagai unsur mutlak ada pada kegiatan administrasi menurut S.P Siagian.

The Liang Gie

The Liang Gie menyatakan unsur administrasi dikelompokkan menjadi 8 unsur yaitu:

1. Organisasi.
2. Manajemen
3. Komunikasi.
4. Kepegawaian.
5. Keuangan.
6. Perbekalan.
7. Ketatausahaan.
8. Hubungan Masyarakat.

Baca juga: 3 Karakteristik Administrasi Perkantoran

Unsur Administrasi Perkantoran

1. Organisasi

Organisasi merupakan unsur yang pertama dalam administrasi yaitu tempat dimana kegiatan administrasi dijalankan.

Dengan adanya organisasi maka orang-orang yang termasuk kedalam usaha kerja sama bisa dihimpun sebagai kesatuan kerja guna mencapai tujuan bersama.

Organisasi pula yang mengatur orang-orang dalam bekerjasama untuk mencapai tujuan dengan efektif dan efisien.

Dikarenakan terdapat pembagian tugas dan tanggung jawab serta penetapan hubungan kerja, antara orang-orang yang melakukan kerjasama tersebut.

Artinya, setiap orang dapat mengetahui tugas, tanggungjawab dan wewenang sehingga bisa melakukan kerja dengan terarah dan mudah dalam mencapai apa yang menjadi tujuan bersama.

Pengertian organisasi sendiri adalah alat/perkakas yang berasal dari bahasa Yunani yaitu Organon. James D Mooney mendefinisikan organisasi adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai maksud bersama. Dalam bukunya yang berjudul The Principles of organization.

Menurut SP Siagian, organisasi adalah persekutuan antara dua orang atau lebih yang mempunyai tujuan bersama yang ditentukan dalam ikatan tertentu dan bekerjasama dengan terdapat orang yang memimpin sebagai atasan dan orang yang dipimpin sebagai bawahan.

Dengan kata lain organisasi adalah mempersatukan orang-orang yang memiliki hubungan kerjasama dan kesatuan usaha bersama untuk mencapai tujuan bersama pula.

2. Manajemen

Manajemen adalah unsur administrasi perkantoran, bahkan disebut inti dari administrasi. Karena manajemen adalah alat utama dari pelaksanaan utama pada administrasi.

Dalam manajemen inilah terletak bagian kerja seperti pihak pengatur, penggerak atau biasa disebut sebagai pemimpin, manajer atau kepala dan tenaga operasional atau pihak yang digerakkan.

Manajemen terdiri dari tiga tingkatan kelompok pemimpin diantaranya adalah:

1. Top management atau administrative management.
2. Kelompok pimpinan menengah (middle management).
3. Kelompok pimpinan tingkat bawah atau terdapat beberapa istilah lain seperti “lower management”, “operasional management”, “mandur” dan “Supervisory management”.

Kepemimpinan dari kepala/manajer organisasi sangat penting mengingat kebijakan yang harus sesuai ditetapkan untuk penggerak bagi sumber daya (alat-alat, manusia dan yang lain) untuk bekerjasama. Kepemimpinan yang tidak baik akan menjadikan manajemen tidak terlaksana dengan baik.

Pemimpin memiliki tugas pokok dan lazim dikenal sebagai fungsi manajemen. Untuk pembagian fungsi manajemen beberapa ahli berikut mengemukakan pandangannya, diantaranya adalah:

1. Henry Fayol, membagi fungsi-fungsi manajemen sebagai berikut:

• Planning ( perencanaan ).
• Organizing ( Pengorganisasian ).
• Commanding ( Pemberian komando ).
• Coordinating ( Pengkordinasian ).
• Controlling ( Pengawasan ).

2. The Liang Gie, berpendapat bahwa fungsi-fungsi manajemen dapat dibedakan dalam 6 fungsi yaitu :

• Perencanaan
• Pembuatan
• Pembinaan
• Pengkordinasian
• Pengendalian
• Penyempurnaan

3. George R. Terry menggolongkan fungsi-fungsi manajemen atas empat juga, yaitu :

• Planning ( perencanaan ).
• Organizing ( Pengorganisasian ).
• Actuating ( Penggerakan ).
• Controlling ( Pengawasan ).

4. SP. Siagian, MPA, mengatakan pula bahwa fungsi-fungsi organik manajemen adalah :

• Perencanaan
• Pengorganisasian
• Pemberi motivasi.
• Pengawasan
• Penilaian

3. Komunikasi

Komunikasi merupakan “tata hubungan” yaitu proses penyampaian warta dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerja sama manusia.

Komunikasi adalah cara untuk mengetahui pikiran dan kehendak perasaan masing-masing.

Komunikasi yang baik adalah warta (pesan) yang disampaikan bisa diterima oleh penerima dalam waktu yang tepat dan tepat maksudnya pula.

Dengan kata lain suatu komunikasi tersebut harus efektif. Komunikasi yang tidak memuaskan atau tidak mencapai hasil akan merugikan waktu, tenaga dan pikiran bahkan uang.

Jadi yang demikian ini tentu lah merugikan pihak tertentu. Atau dengan kata lain “communication break down” atau kegagalan komunikasi.

Berita yang disampaikan contohnya : buah pikiran atau kesan-kesan. Wujudnya bisa berupa permohonan, perintah atau permohonan dan lainnya.

Sistem penglihatan contohnya: gambar, surat dan sistem komunikasi audio visual contohnya video dan televisi.

4. Kepegawaian

Arti kepegawaian disini adalah suatu proses yang berkaitan dengan masalah penggunaan tenaga kerja dalam organisasi atau satuan usaha kerjasama. Administrasi tidak bisa berjalan tanpa adanya Tenaga kerja.

Setidaknya terdapat 4 (empat) Proses yang berhubungan dengan tenaga kerja tersebut atau fungsi dari kepegawaian, meliputi:

1. proses penerimaan,
2. penempatan,
3. pendayagunaannya,
4. pemecatan atau pemberhentian kerjasama.

Masalah pokok yang menjadi perhatian supaya usaha bisa berjalan dengan lancar adalah bagaimana mengembangkan dan membina kemampuan pegawai, kepuasan, kegairahan dan menggantikan tenaga kerja tersebut.

Baca juga : Tujuan Administrasi Perkantoran

5. Keuangan

Unsur keuangan adalah unsur administrasi yang berhubungan dengan masalah pembiayaan dalam kontrak kerjasama.

Diantaranya meliputi pengelolaan segi-segi pembayaran, cara memperoleh biaya dan pertanggungjawaban penggunaannya, penentuan sumber-sumber biaya.

Yang demikian ini termasuk sebagai fungsi unsur administrasi bidang keuangan.

6. Perbekalan

Perbekalan adalah unsur administrasi perkantoran yang berhubungan dengan peralatan yang organisasi butuhkan diantaranya meliputi pengadaan barang, penyimpanan dan penyingkiran bagi barang yang tidak dipergunakan.

Fasilitas peralatan/barang-barang tentu akan menunjang kelancaran pencapaian tujuan. Sebaliknya, jika peralatan/perlengkapan tidak sesuai dengan kebutuhan kerja, akan menyebabkan macet atau menghambat proses kerja.

Demikian pula apabila peralatan tersedia dan cukup namun karena kurang pemeliharaan akibatnya, peralatan akan mudah aus dan butuh perbaikan sehingga menimbulkan biaya.

Contoh fungsi administrasi perbekalan (peralatan) dalam suatu organisasi diantaranya adalah:

1. Perencanaan barang peralatan. Dengan rencana ini bisa didapatkan perhitungan untuk anggaran yang dibutuhkan terkait dengan pembelian, perawatan, penyimpanan dan lainnya.
2. Hal ini bisa didapatkan dengan cara pembelian atau sewa atau perbaikan. Yang terpenting pengadaan barang ini bermanfaat atau bisa digunakan dalam kerjasama yang dilakukan.
3. Pencatatan dari semua kepemilikan barang-barang organisasi.
4. Penyimpanan dan pemeliharaan. Penyimpanan berhubungan pada saat kedatangan, saat tidak terpakai atau dalam masa perbaikan. Hal tersebut tentu harus dipersiapkan.

7. Ketatausahaan

Tata usaha adalah unsur administrasi yang berhubungan dengan pelayanan atas penyelenggaraan usaha seperti kegiatan pencatatan, penyimpanan dan pengiriman.

Kegiatan tata usaha lazimnya dinamakan “office work” sebagai dilaksanakan di dalam ruangan (kantor),

Contoh sasaran dari ketatausahaan adalah: kartu-kartu, surat, formulir, gambar, foto dan benda lain yang bisa memberikan keterangan.

Sedangkan contoh kegiatannya adalah: mencatat, mengetik, mengirim surat, memeriksa, menelpon, menghitung dan lainnya.

Atau bisa dilihat pada tabel berikut:

8. Hubungan Masyarakat

Hubunngan masyarakat “Public Relation“ termasuk dalam unsur administrasi perkantoran, yaitu usaha kerjasama dengan cara menciptakan hubungan baik dengan masyarakat di sekitar guna mendapatkan dukungan dengan sadar dan sukarela.

Kegiatan hubungan masyarakat bisa dikelompokkan menjadi 2 (dua) golongan yaitu:

1. Kegiatan-kegiatan Public relation yang bersifat formal. Hubungan masyarakat yang formal dijalankan oleh pimpinan organisasi atau wakilnya.
2. Kegiatan-kegiatan public relation yang bersifat informal. Hal ini berkaitan dengan sikap dan tingkah laku karyawan (anggota organisasi) di luar lingkungan organisasi. Artinya setiap anggota harus menjunjung nama baik organisasi.