Kwitansi adalah dokumen penting dalam kegiatan transaksi jual beli, atau pembayaran tagihan. Dengan kata lain, kwitansi menjadi bukti adanya pelunasan pembayaran.
Pengertian Kwitansi
Kwitansi merupakan salah satu dari beberapa jenis bukti transaksi yang sah. Dikeluarkan oleh seseorang atau lembaga tertentu pada saat orang tersebut menerima sejumlah uang untuk keperluan tertentu.
Pengertian kwitansi
Dalam kwitansi terdapat dua buah tanda tangan. Tanda tangan yang dimaksud yaitu tanda tangan pihak penerima uang dan tanda tangan pihak yang memberi uang.
Bagian-bagian Kwitansi
Kwitansi pada umunya ada dua bagian.
Bagian pertama diberikan kepada pihak yang membayar dan bagian lainnya disimpan oleh orang yang menerima uang.
Surat atau dokumen ini harus disimpan baik oleh kedua belah pihak yang bersangkutan. Bila dikemudian hari ada kejadian yang tidak diinginkan, surat satu ini dapat digunakan sebagai bukti pembayaran atau penerimaan uang yang valid.
Bukti transaksi lain : Faktur, Cek , Bilyet Giro
Contoh Kwitansi
Berikut contoh kwitansi yang biasa dipakai oleh warga Indonesia.
Jenis kwitansi di atas dapat dibeli di toko-toko terdekat. Merupakan jenis yang paling sederhana namun sudah lengkap mencakup semua komponen yang harus ada dalam kwitansi.
Selain kwitansi umum, ada contoh kwitansi lain yang secara khusus dibuat oleh lembaga atau instansi tertentu. Tujuannya adalah agar bukti pembayaran tersebut sulit dipalsukan oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab. Berikut contohnya.
Dapat dilihat bahwa perbedaan yang mencolok hanya pada kop atau kepala suratnya saja. Pada kwitansi biasa tidak terdapat kop, sedangkan pada kwitansi resmi perusahaan ada kop atau kepala suratnya. Selain pada kepala surat atau kop tidak ada perbedaan lain yang terlalu penting.
Cara Menulis Kwitansi Yang Baik dan Benar
Cara menulis sebuah kwitansi sangatlah mudah, berikut ini komponen-komponen yang harus ada dalam sebuah kwitansi supaya dapat menghasilkan kwitansi yang benar :
- Nomer urut kwitansi
- Nama lengkap orang atau lembaga yang akan melakukan transaksi (baik itu penerima maupun yang memberi),
- Nominal uang transaksi (ditulis dengan angka dan huruf),
- Tempat dan tanggal terjadinya transaksi,
- Tujuan pembayaran,
- Tanda tangan kedua belah pihak, dan
- Stempel resmi lembaga yang bersangkutan (bila ada).
1. Perhatikan urutan nomor kwitansi.
Sebuah kwitansi biasanya memiliki nomor urut pembuatan. Hal ini bertujuan untuk pembedaan kwitansi satu dengan kwitansi lain. Nomor urut ini juga akan mempermudah bila suatu saat anda hendak mencari kwitansi yang dimaksud.
Format penomoran bisa menggunakan urutan angka atau huruf.
2. Cantumkan nama lengkap atau instansi yang memberi uang.
Anda juga perlu menuliskan nama lengkap sang pemberi uang. Baiknya tuliskan nama lengkap, jangan nama pendek apalagi nama julukan.
Bila sang pemberi adalah lembaga atau instansi tertentu, cantumkan secara lengkap bagian dan nama instansi yang bersangkutan.
3. Terima uang dan hitung uang secara langsung di depan orang yang memberikan sebelum menulis.
Sebelum menuliskan nominal uang yang harus anda lakukan adalah menghitung nominal uang tersebut tepat di depan orang yang memberi uang.
Hal ini berlaku jika pembayaran dilakukan dengan menggunakan uang tunai.
Namun jika menggunakan uang digital atau transfer anda juga harus mengecek terlebih dahulu, apakah uang tersebut memang sudah dikirimkan. Hal ini dilakukan untuk menghindari kecurangan dari salah satu pihak.
4. Menulis tujuan keperluan uang tersebut dibayarkan.
Menuliskan tujuan pembayaran dalam kolom yang memang sudah tersedia. Hal ini bertujuan untuk menjelaskan secara tertulis untuk apa pembayaran tersebut dilakukan dan menghindari kesalahan pendataan atau rekap dikemudian hari.
5. Beri tanggal saat kwitansi dikeluarkan.
Hal yang sangat penting lainnya adalah pemberian tanggal kapan kwitansi tersebut dibuat. Tanggal yang ditulis nantinya juga akan memudahkan anda untuk mencari bukti surat transaksi, atau melakukan laporan transaksi dikemudian hari.
6. Beri tanda tangan
Tanda tangan merupakan validasi atau pengesahan yang resmi. Maka jangan lupa menandatangani kwitansi yang telah dibuat dan bila ada sertakan juga cap pada tanda tanggan tersebut.
Cap yang diberikan menyatakan bahwa kwitansi tersebut benar-benar resmi atau asli.
7. Aturan pemberian materai
Pada kwitansi juga perlu disertakan materai. Namun tidak sembarangan nominal materai diberikan.
Transaksi dengan nominal dibawah Rp250.000 tidak perlu menggunakan materai, transaksi antara Rp250.000-Rp1.000.000 menyertakan materainRp3000, sedangkan transaksi lebih dari Rp1.000.000 menggunakan materai Rp6.000.
Aturan pemberian materai
Sudah cukup jelas bukan pembahasan mengenai salah satu surat bukti pembayaran di atas? Ingat kwitansi merupakan bukti pembayaran yang penting yang harus disimpan sebaik mungkin.