Pengertian, Tujuan Administrasi Perkantoran [Ruang Lingkup Dan Fungsi]

Akuntansilengkap.com – Pengertian administrasi perkantoran secara luas | Perkantoran menjadi salah satu tempat yang akrab bagi sebagian besar penduduk di dunia.

Tata usaha atau yang biasa disebut administrasi bagi perkantoran banyak menjadi sorotan untuk diketahui lebih lanjut seperti yang akan dibahas pada artikel ini diantaranya seperti Tujuan administrasi perkantoran/ Ruang lingkup administrasi perkantoran/ Fungsi administrasi perkantoran. Semoga bermanfaat 🙂

Pengertian Administrasi Perkantoran

Pengertian Administrasi perkantoran dalah kegiatan pengelolaan data beserta informasi yang bertujuan mencapai keberhasilan tugas organisasi yang dilakukan secara teratur dan sistematik mengikuti kegiatan organisasi.

Pekerjaan kantor atau tata usaha biasa juga disebut dengan office work atau clericalwork harus ditata agar pekerjaan bisa berjalan dengan baik.

Administrasi perkantoran merupakan kekuatan yang tidak terlihat yang merencanakan, mengorganisasi dan mengkordinasikan uang, material, metode, mesin-mesin, pasar dan manusia dalam pekerjaan kantor serta mengarahkan dan mengawasinya supaya dapat mancapai tujuan organisasi.

Baca juga: Unsur Unsur Administrasi Perkantoran

Tujuan Administrasi Perkantoran

Tujuan dari proses manajemen administrasi perkantoran adalah tercapainya tujuan secara efisien yang artinya dapat memenuhi persyaratan dari segi teknis, ekonomi dan psikologis.

1. Ekonomis, artinya pantas dan sesuai atau bukan berarti murah dari segi biaya.
2. Teknis. Dalam arti berdaya guna atau bermanfaat.
3. Psikologis. Dalam arti terdapat kepuasan.

Tujuan bisa dicapai dengan cara menerapkan fungsi manajemen dengan baik. Jadi, secara lengkap tujuan administrasi perkantoran adalah sebagai berikut:

1. Memberikan seluruh keterangan dengan lengkap bagi pihak-pihak yang membutuhkan untuk pelaksanaan tugas organisasi secara efektif dan efisien.
2. Memberikan catatan dan laporan yang bermanfaat dan biaya yang sesuai.
3. Membantu perusahaan/organisasi dalam memelihara dan memenuhi kebutuhan perusahaan.
4. Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberikan pelayanan secara efektif kepada rekan (mitra) kerja atau pelanggan.
5. Membuat catatan yang relevan, up to date (terbaru) akurat dan bisa dipertanggung jawabkan sehingga laporan tersebut akan dianggap lengkap.

Baca Juga: Karakteristik Administrasi Perkantoran

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang lingkup administrasi perkantoran terdiri dari

1. Aktivitas kantor

Aktivitas manajemen kantor sangat dipengaruhi oleh luasnya tujuan dari badan usaha itu sendiri, semakin luas tujuan yang mesti dicapat maka akan semakin luas pula aktivitas perkantorannya. Aktivitas kantor biasanya terdiri dari aktivitas yang berhubungan dengan, Perencanaan perkantoran (Office Planning), Pengorganisasian perkantoran (Office Organizing) dan Pengawasan perkantoran (Office Controling).

a) Perencanaan Perkantoran (Office Planning), terdiri dari perencanaan tentang :

1. Gedung, letak dan bentuk gedung
2. Tata warna
3. Tata ruang kantor
4. Tata suara
5. Ventilasi
6. Penerangan / cahaya
7. Anggaran (Budgeting) perkantoran
8. Perlengkapan perabotan kantor dan peralatan kantor
9. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

b) Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)

Bidang pengorganisasian bertugas untuk menghubungkan macam-macam fungsi organisasi beserta pelaksana (orang) yang melaksanakan fungsi-fungsi tersebut.

c) Pengawasan Perkantoran

Objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi:

1. Kualitas pekerjaan kantor,
2. Biaya perkantoran,
3. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor,
4. Waktu pekerjaan kantor,
5. Pengawasan dokumentasi,
6. Alat perlengkapan dan perabotan kantor
7. Pelayanan kantor

2. Sarana / Fasilitas Kerja Perkantoran

Uraian dibawah ini akan menjelaskan tentang kantor beserta seluruh sarana yang terkait di dalamnya seperti:

a) Lokasi

Faktor lokasi yang diperhatikan diantaranya adalah

1. Faktor lingkungan tetangga.
2. Faktor dekat.
3. Faktor harga.
4. Faktor dekat labour market.
5. Faktor jalan keluar masuk pegawai.
6. Faktor keamanan.

b) Gedung

Hal yang perlu diperhatikan dari gedung adalah:

1. Dapat memberikan fasilitas.
2. Menjamin kesehatan
3. Berkesan yang baik.
4. Fleksibel.
5. Keseimbangan biaya keuntungan.

c) Peralatan

dalam hal peralatan bisa kita kelompokkan menjadi dua yaitu:

1. Perabotan kantor (office furniture), diantaranya seperti meja, kursi, rak dan lainnya yang bersifat menampung pekerjaan kantor dalam bidang administratif.
2. Bekal kantor (office supplies), diantaranya seperti pena, tinta, kertas, komputer, mesin tik dan lainnya.

d) Interior

Interior adalah perangkat kantor yang sifatnya menunjang pelaksanaan kerja dalam kantor seperti hiasan kantor, plafon, jendela, lampu (penerangan) dan ventilasi.

e) Mesin-mesin Kantor

Mesin kantor dalam hal ini menyesuaikan dengan prosedure dan kebutuhan masing-masing kantor.

Baca juga: Jenis-Jenis Kantor Bank Lengkap

Fungsi Manajemen Administrasi Perkantoran

Kantor adalah tempat untuk aktivitas organisasi yang di dalamnya terdapat uang, manusia material dan sumber daya lainnya. Pengelolaan dan penyaluran informasi dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi dan penerapanyya membutuhkan peran manajemen administrasi kantor yang meliputi:

1. Perencanaan

Perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dalam rangka menentukan pekerjaan untuk kegiatan di masa yang akan datang secara matang. Lalu apa saja yang direncanakan?

Misalnya seperti pegawai yang diharapkan, pemeliharaan peralatan dan tata ruang kantor dan sebagainya.

2. Pengorganisasian

Pengoraganisasian adalah keseluruhan proses pengelompokkan alat-alat, tugas dan tanggungjawab, sdm untuk menciptakan organisasi yang bisa digerakkan untuk mencapai tujuan yang diharapkan.

3. Penggerakan

Penggerakan adalah memberikan dorongan dan motif bekerja supaya mereka mau bekerja dengan tulus untuk mencapai tujuan organisasi. Dengan kata lain tugas seorang pemimpin adalah untuk memberi semangat, memberi arahan kerja, menjadi motivator dan fasilitator bagi pelaksanaan setiap tugas organisasi.

4. Pengawasan

Pengawasan adalah proses pengamatan dari pelakasanaan kegiatan untuk menjamin agar pekerjaan berjalan sesuai dengan rencana yang telah disusun dan ditetapkan. Objek pengawasan biasanya terdiri dari:

1. Kualitas pekerjaan kantor
2. Waktu pekerjaan kantor
3. Meode-metode dan standardisasi pekerjaan kantor
4. Biaya perkantoran
5. Alat peralatan dan perabotan kantor
6. Pelayanan kantor
7. Dokumentasi.

Itulah tadi Pengertian, Tujuan Administrasi Perkantoran [Ruang Lingkup Dan Fungsi]. Semoga bermanfaat bagi pembaca sekalian. Terimakasih banyak atas kunjungannya. Jangan lupa share ya ! 🙂