10+ Tugas Sekretaris dalam Organisasi dan Perannya

Posted on
tugas dan peran sekretaris dalam organisasi

Akuntansilengkap.com |Sekretaris adalah orang yang mendukung operasi bisnis sehari-hari. Sekretaris banyak berhubungan dengan orang, sehingga sekretaris harus punya kemampuan komunikasi yang baik.

Syarat Melamar Kerja sebagai Sekretaris

  1. Pendidikan. Minimal SMA sudah bisa menjadi sekretaris level awal.
  2. Pelatihan sekretaris. Peserta akan mendapatkan materi tentang kebijakan perusahaan, prosedur, dan penggunaan teknologi dan perangkat lunak khusus pekerjaan sekretaris.
  3. Sertifikat. Memiliki sertifikat bidang sekretaris bisa jadi nilai tambah untuk melamar kerja sebagai sekretaris.
  4. Kemampuan. Bisa mengoperasikan komputer dasar, komunikasi baik, bisa mengambil keputusan, rapih dalam menyusun dan menyimpanan dokumen.

Cara Menjadi Sekretaris

  1. Ikut pelatihan menjadi sekretaris.
  2. Memilih bidang sekretaris, seperti bidang hukum, medis atau perusahaan umum.
  3. Mendapatkan sertifikat, dapat menunjukkan sebagai sekretaris yang handal.
  4. Cari posisi sekretaris yang sesuai dengan bidang Anda, baik di bidang medis, hukum atau organisasi umum.
  5. Progress yang baik dalam pekerjaan akan cepat berpeluang naik jabatan.

Gaji Sekretaris

Menurut indeed gaji sekretaris di Indonesia adalah Rp6.812.632 per bulan.

Dihitung berdasarkan 377 karyawan, pengguna, dan lowongan di Indeed dalam kurun 36 bulan terakhir.

Menjadi sekretaris professional dengan gaji besar, membutuhkan pengalaman dan banyak pengetahuan tentang tugas-tugas sekretaris pada suatu organisasi.

Tugas Sekretaris

Tugas sekretaris adalah termasuk menjawab panggilan telepon, membalas email, mengatur pertemuan, membuat notulen rapat dan mengkoordinasikan komunikasi antar kantor.

  1. Tugas rutin
  • Membuka surat.masuk untuk pimpinan
  • Menerima dikte.
  • Menerima dan melayani tamu serta bertamu mewakili pimpinan.
  • Menerima dan melayani telepon serta menelpon.
  • Menata arsip/surat.
  • Penghubung antara pimpinan dengan klien
  1. Tugas Keuangan

Tugas keuangan yang ditangani oleh sekretaris pada umumnya dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil).

Tugas keuangan ini meliputi:

  • Menangani urusan keuangan kepemimpinan uang di Bank seperti, penarikan cek, penyimpanan uang di Bank dan pengambilan uang dari Bank.
  • Membayar sejumlah tagihan rekening, sumbangan dana atas nama pimpinan dan pajak.
  • Menyiapkan catatan berupa pengeluaran sehari-hari, baik untuk keperluan pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan seharihari.
  1. Tugas Resepsionis
  • Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan telepon.
  • Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
  • Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
  • Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
  1. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis)

Seperti apa pertemuan bisnis (Business Meeting) itu? Pertemuan bisnis ini ditandai dengan pertemuan 2 orang atau lebih yang bertemu/berkumpul untuk saling menerima dan memberi sesuatu yang berupa informasi, mencari solusi sebuah masalah, menyimak kembali kemajuan dan informasi lainnya.

Tugas ini yang biasanya memberatkan dan paling melelahkan dibandingkan tugas sekretaris lainnya yaitu untuk mengorganisir pertemuan tersebut.

  1. Tugas kreatif

Tugas kreatif sekretaris adalah jenis tugas atas prakarsa sendiri atau dengan kata lain tanpa diminta oleh pimpinan.

Tugas kreatif ini merupakan hasil pertimbangan sekretaris tentang suatu hal agar dapat membantu dan meringankan beban pekerjaan pimpinan.

Tugas kreatif sekretaris tersebut meliputi:

  • Membuat perencanaan kerja,
  • Mempelajari pengetahuan tentang kas kecil,
  • Pemantapan kepribadian,
  • Mempelajari pengetahuan tentang bank,
  • Efisinsi kerja,
  • Pengembangan diri sekretaris melalui mengikuti kegiatan seminar dan pelatihan atau kursus yang dapat menunjang pekerjaan seorang sekretaris.

Baca juga:

  1. Pengertian Dan 8 Jenis Jenis Koperasi Lengkap Serta Struktur Organisasinya
  2.  3 Karakteristik Administrasi Perkantoran Dan Contohnya
  3. Unsur Unsur Administrasi Perkantoran [Contoh dan Penjelasan] Menurut Ahli

Peran Sekretaris Menurut Para Ahli

Sekretaris berperan penting dalam menentukan atau mempengaruhi keberhasilan tujuan kantor tempat sekretaris bekerja.

Peranan sekretaris menurut Saiman (2002: 37) 1 dapat diketahui sebagai berikut :

1. Peranan sekretaris terhadap atasan

  1. Sebagai Pembina hubungan yang baik. Jadi, peran sekretaris adalah menghubungkan orang-orang yang ingin berkomunikasi atau menemui pimpinan.
  2. Berperan sebagai sumber informasi yang dibutuhkan pimpinan.
  3. Sebagai tangan kanan atau pelanjut keinginan pimpinan kepada karyawan (bawahan) dalam pelaksanaan tugas.
  4. Berperan sebagai penyumbang ide-ide baru.
  5. Berperan sebagai faktor penunjang keberhasilan dalam pekerjaan dan cerminan bagi karyawan (bawahan).

2. Peran sekretaris terhadap bawahan

  1. Penentu kebijakan bagi pegawai secara adil. Kebijakan yang dimaksud seperti pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kemampuan pada bidang pekerjaannya.
  2. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai supaya setiap pekerjaan bisa berjalan dengan lancar dan berhasil baik.
  3. Memberikan apresiasi atau rasa puas dan bangga kepada pegawai yang sudah menjalankan pekerjaan.
  4. Menampung dan menindaklanjuti pendapat dan usul pegawai dalam berbagai masalah.
  5. Melakukan pendekatan kepada pegawai supaya dapat melihat kelemahan dan kehendak pegawai, sehingga bisa memberikan solusi untuk pekerjaannya supaya dapat mencapai hasil yang baik. 

Baca juga:

  1. 10 Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM)
  2. Pengertian dan Tahapan Proses Manajemen Strategi 
  3. Pengertian Manajer Menurut Para Ahli Serta Tugas, 3 Tingkatan dan Contohnya

Hartiti Hendarto dan Tulus Haryono (2003: 6) menyebutkan bahwa peranan sekretaris dalam suatu organisasi/perusahaan adalah sebagai berikut:

  1. Penjaga/Beranda Perusahaan

Sekretaris berperan sebagai penyeleksi tamu yang ingin bertemu dengan pimpinan organisasi/perusahaan dan mengatur jadwal pertemuan tersebut supaya tidak bertabrakan dengan jadwal lainnya.

  1. Filter dan Pengelola Informasi

Sekretaris bertugas mengelola Informasi yang masuk seperti, mencari, menyimpan dan mengatur. Sehingga bisa cepat ditemukan pada saat dibutuhkan oleh pimpinan.

  1. Asisten Pribadi/Tangan Kanan Pimpinan

Sekretaris berperan membantu pimpinan dalam tugas sehari-hari dan sesekali waktu mewakili pimpinan untuk kepentingan perusahaan.

  1. Secret Keeper/Pemegang Rahasia

Sekretaris harus menyadari bahwa dirinya mempunyai informasi yang tidak boleh diteruskan kepda pihak yang tidak berhak.

  1. Penasehat untuk dimintakan berbagai pendapat.
  2. Penghubung/Humas

Sekretaris berada pada posisi antara pimpinan dan pihak lain. Oleh karena itu, sekretaris harus dapat menjabarkan kebijakan pimpinan kepada internal organisasi, dan menjadi penyampai informasi yang baik kepada pihak luar organisasi.

  1. Perawat/Pelindung

Sekretaris diharapkan bisa memperhatikan kesehatan pimpinan dengan cara menciptakan suasana kerja yang menyenangkan sehingga pimpinan tidak cepat lelah. 

Sumber:
1. Saiman. (2002). Manajemen Sekretaris. Jakarta : Ghalia Indonesia 2. Hartiti Hendarto dan Tulusharyono. (2003). Menjadi Sekretaris Profesional . Jakarta : PPM

Demikianlah pembahasan tentang 14 Tugas dan Peran Sekretaris dalam Organisasi. Semoga dapat menambah wawasan pembaca, dan semoga bermanfaat. Terima kasih banyak atas kunjungannya.

Kesimpulan

  1. Apa itu Sekretaris?

Sekretaris adalah orang yang bertanggung jawab urusan perencanaan administrasi, supaya organisasi/perusahaan dapat berjalan secara efisien.

  1. Apa tugas sekretaris?

Tugas sekretaris adalah termasuk:

  • menjawab panggilan telepon,
  • membalas email,
  • mengatur pertemuan,
  • membuat notulen rapat,
  • mengkoordinasikan komunikasi antar kantor,
  • membuat laporan,
  • menyiapkan presentasi.
  1. Mungkinkah teknologi bisa menggantikan peran sekretaris ?

Peran dan fungsi sekretaris tetap tidak dapat tergantikan oleh teknologi.

Alasannya, teknologi hanyalah fasilitas yang membutuhkan sentuhan tangan terampil dan buah pikiran seorang sekretaris.

Gravatar Image
Accounting Blogger, Pendidikan Ekonomi Universitas Lampung.

Leave a Reply