Jurnal umum merupakan jurnal/buku/media yang digunakan pertama kali dalam proses akuntansi. Pembuatan jurnal umum bertujuan untuk mencatat semua jenis transaksi yang berpengaruh pada keuangan.
Proses pencatatanya biasanya dengan memindahkan detail transaksi pada bukti transaksi secara lengkap ke jurnal umum.
Jadi setiap transaksi akan dicatat oleh jurnal umum pertama kali, sebelum dipindahkan ke buku besar.
Pengertian Jurnal Umum
Jurnal umum dalam bahasa Inggris disebut general ledger adalah jurnal yang berisi informasi tentang tanggal transaksi, keterangan transaksi dan nominal nya di dalam kolom debit dan kredit.
Jurnal umum juga dikenal dengan sebutan Double Entry System. Maksudnya nominal transaksi akan dicatat 2 kali, yaitu pada debit dan kredit sehingga menunjukkan hasil yang seimbang.
Alasannya, transaksi akan mempengaruhi minimal 2 akun. Misalnya pembelian perlengkapan secara tunai, maka akan menambah aktiva berupa perlengkapan dan di sisi lain mengurangi kas perusahaan.
Sehingga jika ada pertanyaan, apakah jurnal umum harus balance antara debit dan kredit? maka jawabnya “iya”.
Fungsi Jurnal Umum
1. Fungsi Historis
Fungsi Historis jurnal umum adalah mengungkapkan transaksi sesuai dengan kronologisnya atau berdasarkan tanggal kejadian.
Jadi pencatatan ini akan memudahkan saat akan dipindah ke buku besar atau pemilik yang ingin mencari data transaksi di tanggal tertentu.
2. Fungsi Pencatatan
Fungsi pencatatan jurnal umum adalah mencatat semua jenis transaksi keuangan tanpa terkecuali. Sehingga bisa didapatkan data yang lengkap meliputi harta, beban, kewajiban, pendapatan dan modal.
3. Fungsi Instruksi
Transaksi yang terjadi akan dicatat ke dalam akun yang sesuai dan diletakkan ke dalam kolom yang sesuai pula.
4. Fungsi Analisis
Fungsi analisis jurnal umum misalnya, pembelian kendaraan untuk operasional, maka akan dicatat seperti berikut:
Kendaraan (D) & Kas (K).
Jadi jurnal umum digunakan untuk analisa transaksi yang terjadi di perusahaan dan dapat digolongkan sebagai mana mestinya.
5. Fungsi Informatif
Fungsi Informatif adalah jurnal umum memberikan informasi I lengkap tentang keuangan pada periode tertentu, sehingga proses akuntansi berjalan lancar sebagaimana mestinya.
Baca juga : Jurnal Umum Perusahaan Dagang
Manfaat Jurnal Umum
- Pembukuan transaksi lebih rapi.
- Menyediakan data jenis transaksi dan jumlah dengan lengkap.
- Mencegah adanya transaksi yang tidak tercatat.
- Mudah untuk mencari data transaksi.
- Mudah mengoreksi pencatatan yang salah di kemudian hari.
- Memudahkan untuk posting ke Buku Besar.
Tujuan Jurnal Umum
Melalui jurnal umum, transaksi seperti pembelian, penjualan, peralatan dan perlengkapan perusahaan, kas keluar dan kas masuk pada periode tertentu dapat dilihat dengan mudah.
Sehingga memudahkan akuntan atau bagian keuangan untuk mem-bukukannya di buku besar.
Berikut tujuan pembuatan jurnal umum bagi perusahaan dan pencatatan akuntansi:
1. Pelacakan Aset
Aset merupakan harta perusahaan yang bisa mendatangkan manfaat di kemudian hari. Aset terdiri dari aset tetap dan aset lancar.
Aset tetap seperti gedung yang punya masa manfaat lebih dari 1 tahun, sedangkan aset lancar seperti perlengkapan yang masa manfaatnya kurang dari 1 tahun.
Semua transaksi yang berhubungan dengan aset dicatat melalui jurnal umum. Yang termasuk aset diantaranya kas, piutang, peralatan, perlengkapan, persediaan, gedung, kendaraan dan mesin.
Aset tersebut akan dicatat pada kolom jurnal umum sebelah debit jika bertambah dan dicatat di kredit jika berkurang.
Misalnya transaksi pembelian perlengkapan kantor, seperti botol tinta printer, tinta pena, spidol, perangkat sparepart komputer dan perlengkapan lainnya.
Maka akan dicatat:
Perlengkapan (D) Rp…
Kas (K) Rp…
Penentuan kolom debit dan kredit sesuai dengan rumus jurnal umum berdasarkan persamaan dasar akuntansi.
Jadi ketika mengalami transaksi seperti aset di atas, kamu tidak perlu bingung lagi. Karena cukup menerjemahkan transaksi kedalam akun-akun jurnal umum.
2. Pelacakan Kewajiban
Kewajiban merupakan hutang perusahaan yang wajib dibayar kemudian hari, sehingga perlu dicatat karena berhubungan dengan pihak lain dan beberapa kewajiban memiliki denda jika terlewatkan pembayarannya.
Yang termasuk kewajiban atau hutang diantaranya hutang sewa, utang gaji dan utang usaha.
Cara mencatat kewajiban di jurnal umum adalah jika bertambah di kredit, sedangkan jika berkurang diletakkan di debit.
Mencatat utang usaha
Misalnya perusahaan mendapatkan hutang usaha dari PT ADS, maka dicatat dalam jurnal umum sebagai berikut:
Kas (D) Rp…
Hutang Usaha (K) Rp…
Mencatat utang gaji
Sedangkan jika perusahaan memiliki hutang gaji dan upah, maka dicatat jurnal umum sebagai:
Gaji dan Upah (D) Rp…
Utang Gaji dan Upah (K) Rp…
Kemudian ketika dilunasi, maka akan dicatat seperti berikut:
Utang Gaji dan Upah (D) Rp…
Kas (K) Rp…
Mencatat utang pembelian persediaan
Ketika perusahaan membeli persediaan dengan cara hutang, maka akan dicatat dalam jurnal umum seperti berikut:
Persediaan Barang Dagang (D) Rp…
Utang Dagang (K) Rp…
Saat pelunasan akan dicatat :
Utang Dagang (D) Rp…
Kas (K) Rp…
Baca juga : Bentuk Jurnal Umum 5 Kolom Yang Benar
3. Alokasi Biaya dan Pengeluaran
Tujuan jurnal umum berikutnya adalah mencatat biaya dan beban selama periode akuntansi berjalan. Biaya atau beban merupakan pengorbanan yang ditanggung perusahaan untuk menjalankan bisnisnya.
Biaya bisa timbul akibat pengorbanan usaha, contohnya biaya listrik, gaji dan upah, beban sewa. Sedangkan ada juga biaya diluar usaha, contohnya biaya bunga.
Pengorbanan biaya ini akan menyebabkan kas perusahaan berkurang. Maka untuk mencatat biaya dalam jurnal umum adalah jika bertambah maka dicatat pada debit dan jika berkurang dicatat pada kredit.
Misalnya perusahaan membayar biaya listrik, maka jurnalnya:
Biaya Listrik (D) Rp…
Kas (K) Rp…
4. Bahan Untuk Posting Buku Besar
Data transaksi dalam jurnal umum nantinya akan dibuat sebagai bahan untuk posting ke buku besar. Informasi yang dipindahkan adalah keterangan dan nominal kolom debit atau kredit.
Cara posting ke buku besar juga masih berdasarkan kronologis atau sesuai tanggal kejadian transaksi.
Buku besar akan mengelompokkan transaksi sejenis ke dalam akun tertentu, supaya bisa dibuatkan total masing-masing akun dan akan dibuat untuk neraca saldo sebelum penyesuaian.
5. Pelacak Pendapatan
Pendapatan merupakan aktivitas yang menambah harta perusahaan. Pendapatan biasa diperoleh dari hasil penjualan barang atau jasa kepada customer atau klien. Pendapatan murni berasal dari usaha, bukan dari penanaman modal investor.
Namun pendapatan dibedakan menjadi pendapatan usaha dan di luar usaha. Pendapatan usaha diantaranya penjualan barang dan jasa, sedangkan pendapatan di luar usaha seperti pendapatan investasi dan pendapatan komisi / pendapatan bunga.
Transaksi pendapatan dicatat dalam jurnal umum pada kolom kredit jika bertambah dan kolom debit jika berkurang.
Contohnya perusahaan menerima pendapatan bunga, maka dicatat dalam jurnal umum seperti berikut:
Kas (D) Rp…
Pendapatan Bunga (K) Rp…
6. Rekonsiliasi Akun
Tujuan pembuatan jurnal umum diantaranya untuk rekonsiliasi akun. Rekonsiliasi akun adalah penyelarasan catatan akun dalam proses akuntansi. Rekonsiliasi dilakukan pada akhir bulan maupun akhir periode, untuk memastikan data keuangan sudah benar.
Contohnya rekonsiliasi bank adalah untuk memastikan informasi kas perusahaan dan yang ada di bank sudah sesuai.
Karena ada beberapa kejadian yang menyebabkan saldo tersebut tidak seimbang, diantaranya setoran dalam perjalanan, cek masih beredar, salah pencatatan dan sejenisnya.
Baca juga : Contoh Jurnal Umum Akuntansi Perusahaan Jasa
7. Membuat Laporan Keuangan
Tujuan jurnal umum yang terakhir adalah memudahkan proses pembuatan laporan keuangan. Pasalnya semua laporan keuangan berawal dari pencatatan transaksi dalam jurnal.
Akan sulit melihat nominal langsung dari bukti transaksi, karena informasi yang belum diolah. Berbeda jika telah dicatat di jurnal umum, karena menampilkan informasi yang singkat dan jelas.
Format Kolom Jurnal Umum
Format kolom jurnal umum sangat sederhana, terdiri dari kolom Tanggal, Keterangan, Ref, Debit dan Kredit.
- Kolom Tanggal untuk mencatat tanggal transaksi.
- Kolom Keterangan untuk mencatat keterangan transaksinya atau nama akun yang terkait.
- Kolom Ref adalah kolom untuk menandakan nomor halaman transaksi yang sudah dipindah di Buku Besar.
- Kolom Debit dan Kredit untuk mencatat nominal transaksi.
Urutan Dalam Membuat Jurnal Umum
Langkah-langkah dalam cara membuat jurnal umum yang mudah adalah dengan menyiapkan bukti transaksi. Pasalnya di bukti transaksi sudah terekam dengan jelas, sehingga tinggal memindahkannya ke dalam tabel jurnal umum.
Untuk urutan pencatatanya bisa memperhatikan tahapan jurnal umum dibawah ini.
- Identifikasi transaksi melalui bukti transaksi yang tersedia, meliputi nota, faktur, catatan dan invoice.
- Pindahkan tanggal yang ada di bukti transaksi ke kolom tanggal di jurnal umum.
- Catat keterangan transaksi, misalnya pembelian peralatan, bayar sewa gedung, biaya perawatan kendaraan dan lainnya di kolom keterangan.
- Masukkan nominal di debit dan kredit sesuai dengan rumus debit kredit jurnal umum.
Baca juga : Contoh Jurnal Umum Perusahaan Jasa
Rumus Debit Kredit Jurnal Umum
JENIS AKUN | BERTAMBAH | BERKURANG | SALDO |
Aset | Debit | Kredit | Debit |
Utang/Kewajiban | Kredit | Debit | Kredit |
Modal/Ekuitas | Kredit | Debit | Kredit |
Pendapatan | Kredit | Debit | Kredit |
Beban | Debit | Kredit | Debit |
Prive | Debit | Kredit | Debit |
Akun-Akun Yang Ada Dalam Jurnal Umum
1. Akun Aset
Akun aset meliputi :
- kas,
- piutang,
- persediaan,
- peralatan,
- perlengkapan,
- beban dibayar dimuka,
- kendaraan,
- tanah dan
- harta perusahaan lainnya.
Aset adalah harta perusahaan yang punya nilai ekonomi di masa depan. Aset juga dikatakan sebagai sumber daya perusahaan.
Sehingga jika terjadi transaksi yang berhubungan dengan penambahan atau pengurangan aset, akan dicatat dalam jurnal umum.
2. Akun Kewajiban
Kewajiban atau Liability adalah tanggungan perusahaan (hutang) yang harus dilunasi kepada kreditur. Contoh utang dalam jurnal umum adalah :
- utang wesel,
- utang beban,
- utang pajak,
- pendapatan diterima di muka.
Proses peminjaman dan pelunasan kewajiban perusahaan juga akan dicatat dalam jurnal umum.
3. Akun Modal
Modal adalah uang atau barang ekonomi yang digunakan saat memulai usaha. Modal biasanya dimiliki oleh pemilik perusahaan dan investor.
Contoh akun modal adalah :
- modal pemilik,
- modal saham,
- laba ditahan.
Setiap terjadi pemasukan dan pengeluaran modal akan dicatat dalam jurnal umum.
4. Akun Pendapatan
Akun pendapatan adalah akun untuk mencatat penerimaan dana dari pekerjaan yang dilakukan perusahaan.
Jenis akun pendapatan diantaranya :
- pendapatan usaha,
- pendapatan sewa,
- pendapatan dividen,
- pendapatan royalti.
Pendapatan akan dicatat di jurnal umum dan akan dikurangi biaya-biaya pada periode berjalan untuk memperoleh nilai keuntungan.
5. Akun Beban
Akun beban adalah akun untuk mencatat biaya yang keluar guna operasional perusahaan.
Beban di jurnal umum seperti :
- beban gaji,
- beban sewa,
- beban asuransi,
- beban penyusutan dan
- biaya lainnya.
6. Akun Prive
Prive adalah penarikan modal pemilik perusahaan, sehingga harus dicatat dalam jurnal umum dan akan digunakan pada laporan perubahan modal.
Baca juga : Contoh Jurnal Umum Jasa Laundry
Contoh Jurnal Umum
Berikut contoh jurnal umum untuk mencatat transaksi yang terjadi di perusahaan jasa PT Sanset selama Bulan May 2022..
- 1 : Tn Sandi menyetorkan Rp22.000.000 sebagai modal awal perusahaan dan membeli komputer seharga Rp7.000.000 di Toko Ilkom.
- 2 : Membayar listrik 1 bulan senilai Rp200.000.
- 3 : Membayar gaji karyawan Rp1.500.000.
- 4 : Menyelesaikan pekerjaan pembuatan pagar tralis seharga Rp 4.500.000.
- 5 : Sewa gedung kantor selama 1 tahun seharga Rp13.000.000
Dari transaksi di atas, maka jurnal umumnya sebagai berikut:
Tanggal | Keterangan | Ref | Debit | Kredit |
1 | Kas | 22.000.000 | ||
Modal Tn Sandi | 22.000.000 | |||
1 | Peralatan | 7.000.000 | ||
Kas | 7.000.000 | |||
2 | Biaya Listrik | 200.000 | ||
Kas | 200.000 | |||
3 | Gaji Karyawan | 1.500.000 | ||
Kas | 1.500.000 | |||
4 | Kas | 4.500.000 | ||
Pendapatan Jasa | 4.500.000 | |||
5 | Sewa Gedung 1 tahun | 13.000.000 | ||
Kas | 13.000.000 |
Perbedaan Jurnal Umum Perusahaan Jasa dan Dagang
Ada perbedaan jurnal umum perusahaan jasa dan perusahaan dagang, yaitu dari sisi akun yang dicatat.
Jika dalam perusahaan jasa jurnal umum mencatat semua jenis transaksi namun di perusahaan dagang, jurnal umum hanya digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak terdapat dalam jurnal khusus seperti :
- retur penjualan kredit,
- retur pembelian,
- penyesuaian akhir dan
- koreksi transaksi.